En kanalstrategi skapar förutsättningar för en effektiv kommunikation

Det finns många olika kommunikationskanaler på de flesta arbetsplatser, och inte sällan används de dessutom på ett väldigt varierande sätt av olika medarbetare. Det kan så klart göra det utmanande att få till en effektiv kommunikation på arbetsplatsen.En kanalstrategi Länk till annan webbplats. tydliggör vilka kanaler som ska användas samt när och hur. Då minskar risken för att medarbetare missar viktig information eller att de får lägga massor av tid i onödan på att leta.

Vad är kommunikationskanaler?

Ny teknik och nya tjänster släpps i rask takt idag och det är lätt hänt att det helt plötsligt finns massor av verktyg och appar för att kommunicera internt. Vanligt förekommande interna kommunikationskanaler är allt från Teams, chatt-verktyg, e-post och intranät till personalhandbok och ledningssystem. Men det som ofta saknas är en tydlig strategi om vilken information som ska kommuniceras i vilken kanal. Med information i många olika verktyg blir det snabbt ”information-overload” för medarbetarna. Och syftet med den digitala arbetsplatsen är ju att hjälpa dem i arbetet.

Varför behövs en kanalstrategi?

Målet med en kanalstrategi är att förenkla och förtydliga vilka kanaler som används för kommunikation och information samt när och hur de ska användas, vem som använder vilka kanaler och hur länge informationen finns kvar där. Här berättar vi mer om fördelarna och hur du går till väga för att ta fram en kanalstrategi.

En kartläggning av kanalerna lägger grunden för kanalstrategin

Innan vi börjar med att exempelvis utveckla ett intranät vill vi titta på helheten så att vi kan se till att den digitala arbetsplatsen får rätt förutsättningar att fungera på bästa sätt. Vi gör därför en kartläggning där vi går igenom vilka system som organisationen använder, vilka alternativ som finns och vilka som medarbetarna inte tycker fungerar.

Kartläggningen ger oss en grov översikt att hålla oss till när vi fortsätter med vidareutveckling och nyutveckling av den digitala arbetsplatsen. Vilken typ av information ska exempelvis kommuniceras via e-post, vad ska skrivas på intranätet och vad fungerar bäst att chatta om? Det är lätt att missa helheten och hur allt ska fungera tillsammans för att vara ett bra digitalt stöd för organisationen.

Finns det inte tillräckligt bra verktyg och, rutiner och instruktioner blir medarbetarna mer benägna att hitta egna lösningar. Ett exempel på egna initiativ är hur Slack, som är ett mycket bra chattverktyg, blev stort. Medarbetare började helt enkelt använda det för att de inte hade tillgång till något bättre verktyg. Och det finns en uppsjö av verktyg som är gratis. Telegram, Trello och Facebook för att bara nämna några. Så länge de är bättre och enklare att förstå sig på är risken stor att medarbetarna använder sig av sådana verktyg.

Vikten av en digital kommunikationsstrategi

Det är viktigt att alla medarbetare har samma syn på var de kan hitta olika typer av information. Är det exempelvis snabb och kort information, då är det ett chattverktyg som bör användas, inte e-post.

Vissa älskar mejl och mejlar om allt fast det kan röra sig om korta kommentarer. Andra chattar hela tiden även om de skriver viktig information som kan behöva hittas i framtiden. Det är viktigt att ta hänsyn till informationens relevans och livslängd när man väljer kanal.

Med en digital kommunikationsstrategi tydliggör du i vilken kanal olika typer av information hör hemma. Exempelvis bör du skilja på information med hög relevans och lång livslängd, exempelvis kundavtal och personalhandbok och information med låg relevans och kort livslängd, exempelvis information som inte är jobb­relaterad.

Vi har ett tydligt exempel från ett tidigare uppdrag där en organisation hade lagt ut frågan ”vem har glömt den här koppen i konferensrummet?” på intranätet. Detta meddelande kunde alla medarbetare se, även de som jobbar i en annan världsdel. Det är onödig information som ödslar tid och här behövde vi därför tydliggöra vilken information som passar var och vad olika system ska användas till. Denna typ av diskussion skulle till exempel ha passat bättre i ett chattsystem.

Det är även vanligt att samma information upprepas i flera kanaler. Eller att viktig information ibland hamnar i kanaler där den drunknar i flödet av oviktig information. Om medarbetare missar viktig information kan skadan för både enskilda medarbetare och organisationen bli stor. Med tydliga riktlinjer är det inte bara lättare att hitta information, det är även lättare att veta i vilken kanal man ska kommunicera själv.