En kanalstrategi skapar förutsättningar för en effektiv kommunikation
I de flesta verksamheter finns det olika kanaler att kommunicera i, både internt och externt. Med en effektiv kanalstrategi blir det tydligt för alla på arbetsplatsen vilken kanal som ska användas när, och för vilken typ av kommunikation.
Vad är kanalstrategi?
En kanalstrategi tydliggör vilka kanaler som ska användas samt när och hur. Ny teknik och nya tjänster släpps i rask takt idag och det är lätt att det helt plötsligt finns massor av verktyg och appar för att kommunicera internt. Kanske används allt ifrån Teams, chatt-verktyg, e-post och intranät för kommunikation, men utan en tydlig strategi för vad som ska kommuniceras i vilken kanal. Med information i många olika verktyg blir det snabbt ”information-overload” för medarbetarna, när syftet med den digitala arbetsplatsen tvärtom är att hjälpa dem i arbetet.
Varför behövs en kanalstrategi?
Målet med en kanalstrategi är att förenkla och förtydliga vilka kanaler som används för kommunikation och information, vem som använder vilka kanaler och hur länge informationen finns kvar där. På Soleil är vi experter på att digitalisera arbetsplatsen, och hjälper dig att ta fram en effektiv intern kommunikationsstrategi.
En kartläggning av kanalerna lägger grunden för kanalstrategin
Innan vi börjar med att exempelvis utveckla ett intranät vill vi titta på helheten så att vi kan se till att er digitala arbetsplats får rätt förutsättningar att fungera på bästa sätt. Vi gör därför en kartläggning och går igenom vilka system som organisationen använder, vilka alternativ som finns och vilka som medarbetarna inte tycker fungerar.
Kartläggningen ger oss en grov översikt att utgå från när vi vidareutvecklar och nyutvecklar den digitala arbetsplatsen. Vilken typ av information ska exempelvis kommuniceras via e-post, vad ska skrivas på intranätet och vad fungerar bäst att chatta om? Det är lätt att missa helheten och hur allt ska fungera tillsammans för att vara ett bra digitalt stöd för organisationen.
Utan rätt verktyg och rutiner blir medarbetarna mer benägna att hitta egna lösningar. Ett exempel på egna initiativ är hur chattverktyget Slack blev stort. Medarbetare började helt enkelt använda det för att de inte hade tillgång till något bättre verktyg, men utan en gemensam strategi skapar detta exkluderande informationskanaler och inkompatibla lösningar.
Kanalstrategin ser till att rätt information hamnar på rätt ställe
Det är viktigt att alla medarbetare har samma syn på var de kan hitta och dela olika typer av information. Vissa mejlar om allt även om det rör sig om korta kommentarer, medan andra chattar om viktig information som kan behöva hittas i framtiden. Det är viktigt att ta hänsyn till informationens relevans och livslängd när man väljer kanal.
Med en kanalstrategi för internkommunikation tydliggör du i vilken kanal olika typer av information hör hemma. I strategin tar vi hänsyn till faktorer som relevans och livslängd hos informationen. Kundavtal och personalhandböcker behöver bevaras längre än information om nästa AW eller en upphittad kaffekopp – information som hos en av våra kunder delades till hela företaget, i flera världsdelar. Denna typ av information skulle till exempel ha passat bättre i ett chattsystem.
Det är även vanligt att samma information upprepas i flera kanaler, eller att viktig information hamnar i kanaler där den drunknar i flödet av oviktig information. Om medarbetare missar viktig information kan skadan för både enskilda medarbetare och organisationen bli stor. Med tydliga riktlinjer och strategier är det inte bara lättare att hitta information, det är även lättare att veta i vilken kanal man ska kommunicera själv.
En digital kanalstrategi är avgörande för gallring av äldre information
Ytterligare en motivering varför en kanalstrategi behövs är för att skapa förutsättningar för att kunna gallra information som inte längre är relevant. All information på den digitala arbetsplatsen bör ha ett sista-giltighets-datum så att gammal information inte ligger kvar och skräpar. Detta är viktigt vid sökning, så att inte gammal och inte längre aktuell information kommer upp i sökresultatet. I arbetet med att ta fram kanalstrategin ingår att se över livslängden för olika typer av information, vilket är grunden i att kunna etablera en gallringsfunktion.
Webbinarium om kanalstrategi
Vill du veta mer om kanalstrategier och lyssna på fler exempel? Lyssna på vårt webbinarium om Kanalstrategi.
