Teams i Microsoft 365 – när, var och hur ska man använda det?
Teams är navet för samarbete och kommunikation i Microsoft 365. Här kan ni - i team - arbeta med gemensamma dokument, planera projekt och kommunicera.
Teams - en plattform för samarbete
Vad behövs för att underlätta för digitalt samarbete? Microsoft svar på frågan är: samla alla verktyg ni behöver på ett och samma ställe. Men Teams är inte ett program med egna inbyggda funktioner - snarare ett skyltfönster som visar upp innehåll som lagras på andra platser. Man behöver såklart inte skapa innehåll i respektive verktyg, det går alldeles utmärkt att arbeta direkt i Teams. Men dokumenten ni ser och skapar i Teams ligger i ett dokumentbibliotek i Sharepoint, anteckningarna finns i OneNote och uppgifterna i Planner osv. Det gör det tex. möjligt att öpnna ett word-dokument från Teams och arbeta med det i Word-appen.
När passar det att använda Teams?
Videomöten
Teams passar förstås extra bra i dessa tider när många jobbar på distans. Du behöver inte ladda ner något program eller ha någon särskild licens för att ansluta till ett Teams-möte. För att skapa ett möte behöver du däremot ha ett Microsoft-konto och logga in i Teams via appen eller webbläsaren. Teams för privat bruk är gratis men har begränsad funktionalitet.
I ett videomöte kan du bland annat: dela skärm, skapa grupprum och använda PowerPoint. Det finns också funktioner för handuppräckning och att spela in ett möte. En vanlig fråga brukar då bara: var hittar jag inspelningen efteråt? Om det är du själv som startat mötet sparas inspelningen i din OneDrive. Har mötet startats direkt från en kanal i Teams lagras den istället i teamets Sharepoint.
Samarbetsgrupper
Förutsättningen för att arbeta tillsammans i Teams är att ni skapar ett team - antingen direkt från Teams eller från Sharepoint. Teamet ni skapar blir automatiskt en Sharepoint-webbplats. Hur stort ett team ska vara beror helt på hur ni vill arbeta med behörigheter och vad som passar bäst för just er verksamhet. Deltagare i teamet kan bland annat dela filer, konversera, skapa gemensamma planeringar och anteckningsböcker.
I teamet kan ni också skapa kanaler. Man skulle kunna säga att teamet är ett hus och kanalerna är rummen i huset. Rummen underlättar för oss att kanalisera och sålla information. Arbetar jag med HR kanske jag inte vill se allt som avdelningen "administration" arbetar med och konverserar kring.
Exempel på hur kanaler kan användas:
Företag X (är teamet)
- Administration (kanal i teamet)
- HR (kanal i teamet)
Tips för effektiva samarbeten i Teams
Vi har tagit fram en lösning som gör det enklare att hålla ordning och reda bland verksamhetens alla olika team. Den bygger på att användaren behöver fylla i ett formulär för att skapa ett team. Teamet får då ett namn - med ett prefix - som följer en förbestämd standard.
Har du testat Teams mobil-app? Den har utvecklats rejält det senaste året och fungerar alldeles utmärkt om du behöver ta ett möte på språng, svara på ett meddelande eller läsa ett dokument. Dessutom är det enkelt att växla mellan olika enheter utan att avsluta mötet.
När man är många personer som skriver i ett och samma flöde kan det bli svårt att hålla koll på vem som svarar på vad. Försök att håll ihop konversationerna genom att kommentera ursprungsinlägget - som på Facebook.