Bli effektivare i vardagen med Microsoft 365

Microsoft 365 erbjuder en mängd olika verktyg och funktioner för att underlätta arbetet i vardagen. Det är dock många företag och organisationer som inte använder alla de funktioner som faktiskt ingår i licensen. Här delar vi med oss av tips på hur du kan utnyttja programmen för att få ut så mycket som möjligt av Microsoft 365. Du kan också ladda ner vårt kostnadsfria webinar för att få ännu fler tips och råd.

Tydlighet och struktur viktigt för att underlätta arbetet

Microsoft 365 innehåller mängder av bra digitala hjälpmedel men det kan vara svårt att veta hur och när de faktiskt ska användas och vilken kombination som är bäst för just dig. Det viktigaste är att verktygen ska underlätta arbetet, vilket de inte alltid gör om de inte används på rätt sätt. Det krävs en tydlighet och en välplanerad struktur för att få till en effektivitet och för att undvika onödiga hinder.

Arbeta effektivare och hantera stress med rätt förhållnings­sätt till Outlook och To Do

Genom rätt förhållningssätt till mejlandet och med hjälp av To Do, där du smidigt kan hantera dina arbetsuppgifter, kan du effektivisera din vardag. Det finns en hel del saker tänka på i sitt personliga beteende för att minska stressen och ändå hinna med mer. Outlook och To Do är bra verktyg för att få rätt saker gjorda och ändå ha mer energi kvar. I ett tidigare blogginlägg kan du läsa om hur du får mer gjort samtidigt som du stressar mindre.

Samarbeta och planera med hjälp av Teams

I Teams kan du genomföra digitala möten, chatta och diskutera samt planera och få en överblick över dina arbetsuppgifter. Med hjälp av att skapa olika samarbetsgrupper för olika arbetsgrupper eller projekt skapar du ett effektivt arbetsflöde där alla har tillgång till samma information och kan nå det oavsett var de befinner sig. I verktyget Planner kan du tilldela uppgifter och sätta deadlines, vilket gör att de uppgifter som ska göras blir lättöverskådliga. I ett tidigare blogginlägg kan du läsa mer om hur du använder Teams.

Utnyttja värdefull kunskap och effektivisera dokumenthanteringen med SharePoint

En vanlig missuppfattning är att SharePoint ska användas som en filserver, men genom att använda SharePoint på rätt sätt kan plattformen bidra till effektiv informationssökning och ett smidigt samarbete i hela organisationen. Genom att dela och hantera innehåll, kunskap och program med hjälp av SharePoint kan ni förbättra möjligheten till att utnyttja all värdefull kunskap i organisationen.

Och genom att se över rutiner för dokumenthantering, dokumenttyper och vilken beskrivande data som behövs för att dokumenten ska bli enklare att hitta effektiviserar du arbetet betydligt. Du kan läsa mer om effektiv dokumenthantering här.

Minska störningsmomenten – begränsa notiser

Ett orosmoment är att vi hela tiden blir distraherade av notifikationer från olika program. Visst är det en bra funktion. Oftast tror vi oss vara som mest effektiva när vi har många bollar i luften men det är precis tvärt om. Om det blir för mycket går hjärnan på högvarv och det blir svårt att sålla ut vad som ska prioriteras och inte. När man är helt fokuserad och blir avbruten kan det ta lång tid att komma tillbaka till samma värdeskapande läge igen.

Ett bra sätt att förhålla sig till detta är att anpassa rutiner och krav på att svara på exempelvis mejl och chatt inom organisationen. Det kan handla om att det räcker att exempelvis kolla sin inkorg två gånger per dag och chatten fyra gånger om dagen. Och däremellan kan medarbetarna stänga av sina notiser för att minska stressen. Detta är en viktig del att jobba med då hela 36 procent upplever en digital stress på jobbet.

Kontakt

Publicerad • 28 april 2020

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig