Maxa effekterna - våra bästa tips för ett lyckat utvecklingsprojekt

Vi på Soleil vet att teknisk utveckling kan bidra till stora förbättringar för dina medarbetare och kunder. Oavsett om det gäller utveckling av en extern webbplats eller av ett internt stöd, som exempelvis ett intranät, så kan tekniken möjliggöra enklare och effektivare lösningar. Men, vi vet också att det krävs mer än teknik för att nå de önskade effekterna. Det gäller att se till hela förändringen och att fokusera på användarna och deras behov. Dels för att säkerställa att man faktiskt utvecklar rätt saker och dels för att få användarna med på tåget. Här är våra bästa tips kopplat till det som händer utanför tekniken, såväl före, som under och efter ett projekt.

Börja från början - med slutet

Oavsett vilken typ av utvecklingsprojekt det gäller så är det bra att initialt släppa tankarna på VAD som ska genomföras och istället fokusera på VARFÖR projektet ska genomföras. Identifiera vad syftet med projektet är och de önskade effekterna. Tydliga effektmål gör det lättare att prioritera och fatta beslut om åtgärder i projektet.

  • Specificera mål och önskade effekter
  • Fastställ konkreta mätetal som kan kopplas till målen
  • Var så specifik som möjligt

Analysera nuläget

När man startar ett förändringsprojekt är det frestande att lägga fullt fokus på de saker man vill genomföra och det önskade framtida läget. Innan man gör det är det dock bra att analysera hur det ser ut nu och varför det ser ut som det gör.

Checklista för nulägesanalys

  • Utgå från projektets mål och omfattning
  • Definiera hur situationen ser ut idag, exempelvis genom intervjuer, enkäter och workshops
  • Identifiera problem och vad som ligger bakom dem
  • Identifiera styrkor och vad som ska behållas
  • Identifiera vilka svagheter som behöver åtgärdas

Lär känna din målgrupp

En förutsättning för att nå projektets mål och önskade effekter är att det som utvecklas faktiskt används på det sätt som är tänkt. Därför är det viktigt att känna sina användare.

  • Identifiera dina användare och deras behov
  • Gruppera användarna utifrån hur de använder tjänster och läser information
  • Identifiera de viktigaste användargrupperna utifrån projektets mål

Skapa större förståelse för behoven

När målgruppernas behov är listade är det bra att gå på djupet och identifiera vad som ligger bakom behoven. Inte sällan händer det att ett behov inte alls visar sig vara ett behov när man väl går till botten med det. Vet man vad grundproblemet är blir det dessutom enklare att kunna identifiera effektiva lösningar. Vi tar Toyota som exempel. De ställer frågan "Varför?" fem gånger för att komma fram till det verkliga problemet.

Upplevt behov: –Vi behöver en funktion på webbplatsen som tydligt visar om informationen på en sida är aktuell eller inte.

  • Varför behövs den funktionen?
    - För att annars litar inte besökarna på att informationen är aktuell.
  • Varför litar de inte på att informationen är aktuell?
    - För att det finns mycket inaktuell information på webbplatsen.
  • Varför finns det mycket inaktuell information på webbplatsen?
    - För att det inte uppdateras och rensas.
  • Varför uppdateras och rensas det inte?

Och så vidare...

Ha en tydlig omfattning och våga avgränsa

Projekt har en tendens att svälla, ibland i sådan utsträckning att det blir ohållbart. En tydlig omfattning för projektet (som även måste hänga tätt ihop med projektets mål) tillsammans med tydliga avgränsningar gör projektet enklare och mer hanterbart och skapar även rätt förväntningar hos mottagare och andra intressenter.

Prioritera mera - välj och välj bort

Undvik fällan med att prioritera ALLA planerade åtgärder lika högt. För att kunna prioritera behöver du bra underlag och förståelse för vad projektet ska uppnå och hur behov och förutsättningar ser ut. De här underlagen har du nu, om du har följt våra föregående tips.

Prioritera åtgärderna utifrån i vilken mån de bidrar till att nå de satta målen. Så länge ni tror på målen är det lätt att välja och välja bort!

Involvera användarna tidigt, löpande och fortsatt efter projektet

Igen: Användarna måste vara med på tåget om du vill nå de önskade effekterna. För att få med dem är tydlig kommunikation om hur förändringarna kommer att påverka användarna det som gör skillnad. Här sätter du rätt förväntningar hos användarna. Självklart behöver användarna även få möjligheter att vara med och tycka till under arbetets gång.

Se över och anpassa arbetsprocesserna efter målen

Arbetsprocesser och system behöver stötta och komplettera varandra, därför behöver rutiner ofta uppdateras i samband med att projekt utvecklar lösningar som ska uppfylla de nya effektmålen. Även om behoven av ändrade rutiner kanske är som störst när det gäller interna satsningar så gäller det även externa webbplatser.

Stötta användarna och skapa trygghet

Behovet av stöd till användarna kan variera kraftigt utifrån typ av projekt och användare. Kartlägg gärna tidigt i projektet vilka målgrupperna är, hur mycket de kommer att påverkas av projektet och i vilken mån de beräknas behöva stöd. När användarna får bra stöd känner de sig trygga i förändringarna. Bra stöd kan handla om allt från bra förberedande utbildning till att det finns en support att vända sig till efter lansering.

Följ upp och förvalta – det viktiga arbetet när projektet är slut

Även om projektet är avslutat så behöver arbetet fortsätta. Efter lansering går arbetet in i uppföljnings- och förvaltningsfasen. Då är det bra att ställa sig frågor som:

  • Fungerar lösningen som det är tänkt?
  • Behöver något justeras?

De mål som sattes i början av projektet är bra utgångspunkter för uppföljningen.

Justeringar och vidareutveckling behövs nästan alltid och om inte förr kommer det att behövas i takt med att förutsättningar ändras. Uppföljning och förvaltning behöver därför tas med i planeringen.

Tipsen - kort och gott

Förberedelser

  • Specificera mål och önskade effekter
  • Analysera nuläget
  • Lär känna målgruppen
  • Förstå behoven

Genomförande

  • Tydlig projektomfattning
  • Prioritera
  • Involvera användarna
  • Anpassa processer

Lansering och uppföljning

  • Stötta användarna
  • Följ upp och förvalta

Det finns hur mycket som helst att prata och fundera kring när det gäller effektmål. Vill du diskutera era utmaningar, kontakta mig gärna!

Kontakt

Publicerad • 17 november 2020

Verksamhets-utveckling

Gör rätt saker på rätt sätt

Förstudie

Lägger grunden till ett lyckat projekt

Effekt-kartläggning

Säkerställ effekterna av ditt projekt