Våra bästa tips för ett effektivt och lyckat projekt

När en drar igång ett nytt webbplats- eller intranätsprojekt vill en förstås undvika att snubbla ner i vanliga fallgropar och istället snabbt, smidigt och proffsigt ta projektet i mål. Helst så kostnadseffektivt som möjligt, med ett perfekt resultat på alla fronter. Som alla vet finns det många frågeställningar som kan dyka upp under ett projekt som man inte förutsåg eller visste om från början. Vi har valt att skriva om några sådana här som vi, rätt ofta ser att våra kunder springer på. Om du har koll på dessa, så slipper du en hel del diskussioner och tidstjuvar i ditt projekt.

Förberedelser

Börja med en förstudie

Starta gärna projektet med en förstudie och behovsanalys som sedan får bli underlag för det fortsatta arbetet. Ju tydligare syfte och mål med webbplatsen eller intranätet, desto enklare blir det sedan att identifiera vad som behövs för att nå dit. Förutom syfte och mål behöver förstudien även identifiera vilka webbplatsens målgrupper är och hur behoven ser ut för respektive målgrupp.

En bra förstudie kommer att vara ett bra stöd i allt från kravspecifikation till prioritering och förankring.

Ta fram en tydlig prioritering

Inte sällan inleder man arbetet med en webbplats med en lång lista med behov och önskemål, och ofta är dessutom allt på listan starkt efterfrågat. Men, allt kan ju inte ha högst prioritet och allt kan inte lyftas på webbens startsida, så det gäller att tänka till och prioritera. Här är förstudien till stor hjälp. Prioriteringen är inte bara nödvändig för det löpande arbetet utan kan även vara till bra hjälp när det gäller att informera och att skapa förståelse för de val ni gjort under arbetet.

Säkerställ att det finns tid, resurser och mandat

Att bygga en webbplats eller intranät kräver en hel del arbete, allt ifrån beslut kring färg, form och funktion till arbete för att producera innehåll och för att informera, utbilda och förankra internt. En viktig förutsättning för ett lyckat webbprojekt är därför att det finns tid och resurser avsatta för projektet. De som arbetar i projektet behöver även ha mandat att fatta beslut.

Involvera användarna

Att identifiera och förstå användarnas behov är en självklar del av förstudien, och användarna behöver vara involverade under hela processen. Ett sätt att göra det är att genomföra användartester där besökare får testa både struktur och funktioner. Ett annat alternativ är att lansera en betaversion av den nya webbplatsen eller intranätet där användare kan testa och komma med synpunkter.

För kollegor i den egna organisationen är det bra att löpande informera om projektet, varför det genomförs och vilka förändringar som kommer ske. Här kommer förstudien till hjälp för att förklara behov och prioriteringar.

Skaffa kontroll över eventuella integrationer

Som en del av förberedelserna är det viktigt att tidigt identifiera vilka olika funktioner och integrationer som kommer att behövas och hur förutsättningarna ser ut för varje integration.

Utseende och design

Färger

När det kommer till färger vill alla använda sina färger från den grafiska profilen. Då behöver man säkerställa att de färgerna fungerar ur tillgänglighetsperspektiv och har tillräckligt med kontrast mot olika bakgrunder i webbplatsens layout.

Typsnitt

Ibland är de typsnitt som används i den grafiska profilen inte lämpliga att använda på skärm. Därför kan man behöva ett snarlikt alternativ som är anpassat för skärm. Allt för att öka läsbarheten och möjligheterna för användarna att ta till sig innehållet.

Viktigt är också att säkerställa att man äger rättigheterna till typsnittet eller använder något av de webbtypsnitt som finns tillgängliga gratis. En bra källa till fria typsnitt är till exempel Google fonts.

Bra bilder och många bilder – hur får man tag på det?

Många och fina bilder påverkar känslan på webbplatsen och en design som innehåller mycket bilder är därför ofta uppskattade. Då ska man först se till att ha en bank med bilder eller åtminstone en budget för att få tillgång till bilder, och framför allt bilder av bra kvalitet.

Olika skärmar - glöm inte mobilen!

När man tar fram krav på färg, form och funktioner på den nya webbplatsen eller intranätet är det lätt att utgå från hur det ska se ut och fungera när man använder en dator. En stor del av besökarna kommer dock att använda sin mobiltelefon. Se därför till att allt fungerar lika bra och ser lika bra ut i telefon och surfplattor som på dataskärmen!

Innehåll

Ta kontrollen över det viktiga innehållet

Att komma igång med innehållet tidigt i projektet har bara fördelar, eftersom innehållsarbetet kräver rejält med tid. Börja med det befintliga innehållet. Ska alla sidor bara flyttas i sin nuvarande form, vilka ska skrivas om, behövs det helt nya sidor? Förmodligen lite av allt. Ta kontrollen genom att dokumentera alla sidor i ett arbetsdokument med en tydlig arbetsprocess där redaktörer, innehållsansvariga och andra inblandade definieras och vilket ansvar respektive person har. I dokumentet behöver sedan alla markera vilken status varje sida här under arbetets gång.

Utbildningar till redaktörer och skribenter

Att skapa och publicera kvalitetsmässigt innehåll till webbplatser är ett hantverk. Innehållet ska skrivas utifrån besökaren, det ska kunna hittas av och rankas högt av både den interna sökfunktionen och externa sökmotorer. På webbplatser för offentlig verksamhet krävs det att innehållet är tillgänglighetsanpassat och skrivet i klarspråk. Ibland krävs allt det här på flera språk. Då kan det behövas utbildning i både publiceringsverktyg, sökmotorer, tillgänglighet, statistikverktyg och skrivande. När redaktörer och skribenter kan allt detta har du skapat de bästa förutsättningarna för ett proffsigt innehåll.

Sök – lika mycket en fråga om innehåll som funktion

Det viktigaste för att den interna sökfunktionen ska leverera ett bra resultat är ett bra innehåll! Därför måste redaktörerna skapa bra innehåll och sedan underhålla det så att det ständigt är aktuellt och relevant för användarna. Om sökfunktionen ändå inte levererar det resultat man vill, ja då går det förstås att borra sig djupare i inställningar och detaljer i funktionen.

En användarvänlig informationsstruktur är bra för både användare och SEO
Med en ny webbplats eller intranät ifrågasätts nästan alltid den nuvarande informationsstrukturen. Behöver du göra förändringar i strukturen så utgå ifrån besökarnas behov av information och hur du vill att de rör sig på sajten.

Exempel: Jämför med hur en matbutik har lagt upp sina varor i en tydlig bana runt affären. Skillnaden mot matbutiken är att din sajt har lika många ingångar som det finns sidor, inte bara en ingång som de flesta affärer har. Försök därför att hitta en enkel och logisk struktur som passar de flesta av dina besökare.

Lyckas du göra en enkel struktur för besökarna kommer förmodligen sökmotorerna också tycka att den är enkel och det kan betyda fler klick i slutändan.

Ha en plan för hur innehållet ska förvaltas och utvecklas

Aktuellt innehåll är en förutsättning för att en webbplats ska uppfylla sitt syfte och att hålla innehållet aktuellt kräver en del arbete. Det är därför bra att redan under projektet ta fram en plan för hur innehållet ska förvaltas, uppdateras och utvecklas. Ofta finns det smarta funktioner i publiceringsverktyget som kan användas för att ställa in påminnelser och liknande men redaktörerna behöver även tid och resurser för själva arbetet.