Botkyrka kommun – intranät skräddarsytt efter varje användare

Startsidan på Botkyrka kommuns intranät är inte bara mobilanpassad, utan finns även i en extra avskalad version för bästa upplevelse i mobilen. De 6 000 anställda möts av sin egna målgruppsanpassade ”digitala arbetsplats” och har en egen att-göra-lista lättillgänglig.

Behov av användarvänlig digital arbetsplats

Kommunen behövde en ny mer användarvänlig digital arbetsplats då medarbetarna hade svårt att hitta på det gamla intranätet. Under våren 2015 genomförde kommunen en förstudie för att ta reda på vilka behov och önskemål som fanns. Resultatet visade att många önskade mer verksamhetsnära information, en bättre sökfunktion och fler samarbetsytor.

Huvudkanal för intern information

Projektgruppen hade tydliga mål med en ny digital arbetsplats. ”Botwebb” som den kallas, ska bli huvudkanalen för den interna informationen och minst 50 procent av medarbetarna ska använda intranätet i det dagliga arbetet istället för mejl.

Vi vill att intranätet ska bidra till ökad vi-känsla genom att bli vår gemensamma mötesplats och digitala arbetsplats. Här har cheferna en viktig roll och därför satte vi också som mål att 60 procent av dem ska starta samarbetsrum inom sex månader efter lansering av det nya intranätet, berättar Kristina Bjureklev Netzell, central webbkoordinator i Botkyrka kommun.

Målgruppsanpassat och skräddarsytt utifrån varje användare

Soleil fick i uppdrag att utveckla ett helt och hållet målgruppsanpassat intranät med sociala flöden, chatt och samarbetsrum. Alla olika förvaltningar skulle kunna välja vilken typ av nyheter de vill att deras medarbetare ska mötas av. Även menyn varierar beroende på vilken roll användaren har.

Målgruppsanpassningen var en unik och komplex lösning. Redaktörerna har möjlighet att bestämma vilken information som visas även på menynivå, vilket gör att medarbetarna får en meny som är anpassad utifrån vilken förvaltning de tillhör, förklarar Fredrik Stodne, projektledare på Soleil.

Soleil har även skapat möjligheter att skräddarsy innehållet utifrån varje användare. Medarbetarna kan till exempel lägga upp sina egna genvägar i två olika listor med interna respektive externa länkar. De kan också göra en favoritlista med arbetsverktyg utifrån sina behov. Dessutom finns möjligheten att arbeta med en personlig uppgiftslista.

Agilt och användarnära hela vägen

Botkyrkas intranät togs fram genom ett agilt arbetssätt, vilket innebär att utgå ifrån mål och visioner och istället för tekniska krav.

Vi har täta avstämningar mellan beställare och utvecklare för att kunna utvärdera och förbättra arbetet hela tiden. Då kan vi se till att vi alltid levererar nytta, utgår ifrån vad som är högst prioriterat och når målen, säger Fredrik.

Soleil och Advant, som var underleverantör, arrangerade workshoppar inledningsvis för att titta på de behov som kommunen identifierat i sin förstudie och hitta lösningar för att möta dessa. I workshopparna deltog personer från alla olika verksamheter och yrkeskategorier.

Vi använde så kallade user stories, som innebär att användarna får berätta i en till två meningar om vilka önskemål och behov de har istället för att skriva ner kravlistor, säger Fredrik.

Utifrån workshopparna och projektets effektmål tog Soleil fram förslag på olika typer av lösningar och prioriteringar. För att utgå ifrån strukturen innan färg och form sattes togs även wireframe-skisser fram. Det viktigaste var att hitta en navigation som fungerar oberoende av vilken verksamhet användaren tillhör.

Det har varit en styrka att hela tiden kunna luta sig mot vad användarna faktiskt sagt att de vill ha. För oss är det första gången vi arbetat agilt i ett webbprojekt. Det har varit väldigt användarnära hela vägen. Vi har fått delleveranser var tredje vecka, i så kallade tre veckorssprintar, vilket gjort att vi fått se resultat regelbundet, förklarar Kristina.

Transparens med öppen produktionsmiljö

När strukturen var satt tog Advant fram designskisser för de mest prioriterade sidorna. Parallellt med det startade utvecklingsarbetet för att sätta plattformen i drift, vilket var viktigt för att kunna kommunicera om projektet på själva intranätet.

Intranätet fanns tillgängligt i produktionsmiljön ganska tidigt och alla medarbetare kunde logga in och testa det nya intranätet samtidigt som det gamla fortfarande användes, berättar Fredrik.

Tog mobilanpassningen ett steg längre

Botkyrka kommun tog även mobilanpassningen ett steg längre. Startsidan i mobilläge är inte bara responsiv, utan finns i en extra avskalad version, vilket gör den lite tydligare, enklare och renare.

Startsidan i mobilversionen innehåller bara ett antal knappar för nyheter på olika nivåer och ett socialt flöde. På så vis kan användarna välja det de är intresserade av och behöver inte se allt annat, säger Fredrik.

Nöjda användare

Medarbetarna är så här långt väldigt positiva. De tycker att det är enkelt att hitta och samarbetsrummen är väldigt uppskattade.

Även chefssidorna har vi fått mycket positiv respons på. Cheferna har egna sidor med information, nyheter och kalenderhändelser som berör deras roll, berättar Kristina.

Effektivare projekt med distansmöten

Vi är jättenöjda med projektet. Soleil har haft ett otroligt tålamod trots att vi skjutit upp tidsplanen flera gånger. De är proffs på att jobba agilt och de är otroligt tillmötesgående och entusiasmerande. Distansmötena har fungerat väldigt bra också. Jag upplever att de gör en mer effektiv, avslutar Kristina.