Hudiksvalls kommun – en modul som förenar Sitevision och Sharepoint

Hudiksvall kommun ville ha en enkel dokumenthantering som gör att dokument kan visas på både intranät och externwebb utan att behöva lagras dubbelt. I samband med utveckling av nya webbar tog Soleil därför fram en egen modul som kopplar samman Sitevision och SharePoint. På ett enkelt sätt kan webbredaktörerna i webbpubliceringsverktyget peka ut vilka dokument som ska hämtas från SharePoint och visas publikt.

Uppdraget för Hudiksvalls kommun omfattade ett nytt intranät med ny design, flytt av kommunens externwebb Länk till annan webbplats. till Sitevision samt en ny webb för Bromangymnasiet Länk till annan webbplats.. Kommunen sökte en mer driftsäker och kostnadseffektiv plattform, men ville fortsätta att använda SharePoint, som ingår i Microsoft 365, för dokumenthantering.

Vi behövde en stabil teknisk lösning som gör att vi kan lita på att webben och intranätet alltid fungerar. Då vi också vill ha så effektiva arbetssätt som möjligt var en molntjänst det bästa alternativet för oss, berättar Annacarin Andersson, kommunikationschef, Hudiksvalls kommun.

Paketlösning med tillägg

Intranätet har utvecklats utifrån Soleils paket Skalbar, men med några tillägg för att lösningen ska uppfylla kommunens behov av dokumenthantering och anpassad information till respektive användare.

Redaktörerna har till exempel möjlighet att visa nyheter på undersidor, inte bara på startsidan. Vi har även skapat upp sociala grupper utifrån användarnas tillhörighet för att de ska anslutas till vissa grupper automatiskt utifrån sin roll. För det har vi använt oss av personaldatabasen (Active Directory), förklarar Jennie Thorén Johnson, projektledare, Soleil.

Alla dokument på ett enda ställe säkerställer aktuell information

Soleils egenutvecklade SharePoint-modul kan användas för att visa dokument från M365 både på intranät och på externa webbplatser. Dessutom går det att styra utseendet på dokumentvisningen helt och hållet.

Vi har dels byggt en egen modul i Sitevision som möjliggör åtkomst till alla dokument, dels har vi byggt ett mellanlager (så kallat servicelager), som anropar mot SharePoint och hämtar dokumentet. På det viset slipper vi dubbellagring, utan hämtar istället dokumenten direkt från källan, säger Jimmy Alfredsson, ansvarig för Microsoft 365-lösningar, Soleil.

Med en molnbaserad dokumentlagring kan kommunen säkerställa att dokument, exempelvis policyer och riktlinjer, inte fastnar på någons hårddisk, utan att rätt version alltid ligger på externwebben och intranätet.

Som medarbetare ska man kunna vara trygg i att det senaste dokumentet alltid finns på intranätet och att det är det som gäller. Därför vill vi ha en sådan här typ av funktionalitet tillsammans med en bra sökfunktion. Ansvaret för att säkerställa att dokument är aktuella ska inte ligga på redaktörerna, säger Annacarin.

Dokumenten går snabbt att öppna

Tester som gjorts visade att funktionen är effektiv och aldrig gör att sidor låser sig oavsett hur många som använder den samtidigt.

Det är till och med bättre än väntat, modulen är väldigt snabb. Och den är redaktörsvänlig. Redaktörerna lägger till modulen och ser då direkt dokumenten. Sedan kan de enkelt välja om de vill visa specifika dokument eller en viss mapp, menar Jimmy.

Sitevision och SharePoint förenar det bästa av två världar

Vi gillar den här kombinationen skarpt. Sitevision är starkt vad gäller publicering, Microsoft 365 är bra på dokumenthantering. Med den här lösningen kan respektive plattform göra det den är bra på och vi kommer fortsätta att förädla funktionen, säger Jimmy.

Soleil strävar hela tiden efter bättre tjänster och produkter. För att förbättra dokumenthanteringen ytterligare jobbar utvecklarna med att ta fram en funktion som gör att det går att söka i hela biblioteket av dokument, utan att behöva klicka sig fram.

Sitevision ger kontroll över kostnaderna

Hudiksvall genomförde projektet tillsammans med grannkommunen Nordanstig, som de har gemensamma verksamheter med. Då Nordanstigs kommun använde Sitevision tidigare såg de fördelar både med att kunna dela på kostnader och att dra nytta av erfarenheterna och kunskapen. De visste också att Sitevision har många funktioner som passar deras behov.

Dessutom får vi mycket bättre kontroll över kostnaderna nu. Tidigare var vi så konsultberoende. Med Sitevision får vi en tydlig bild av vad varje funktion och modul kostar. Jag tycker även att det är mer effektivt att kunna välja moduler än att behöva knacka ihop allt från grunden, säger Annacarin.

Sociala funktioner minskar mejlflödet

Kommunen börjar nu successivt att använda de sociala funktionerna på intranätet.

Många medarbetare har redan börjat se fördelarna med ett socialt intranät. De är trötta på alla mejlloopar och vill gärna använda chattar och samarbetsrum, säger Annacarin.

Anpassade utbildningar för medarbetarna

Soleil utbildade medarbetarna i Hudiksvalls kommun i olika steg. Utbildningen var helt anpassad efter de mallar och lösningar som Hudiksvalls kommun har på sina sajter.

Redan innan utvecklingen var klar och sajterna var på plats fick de som skulle ha rollen som administratör utbildning i verktyget på distans via videolänk. När sedan utvecklingen hade nått så långt att redaktörerna kunde börja bygga upp sajterna med information utbildade vi dem på plats i Hudiksvall, berättar Ulrika Billström, utbildare, Soleil.

Migrerade över 5 000 sidor

En viktig och ofta mycket tidskrävande del av arbetet i ett projekt med en ny sajt är att flytta över informationen från de befintliga sajterna till de nya. På den externa webbplatsen och bromangymnasiet.se byggde Soleil en lösning där informationen flyttades automatiskt. På intranätet gick inte det, utan istället flyttades all information manuellt.

Vi hjälpte till med att flytta över allt innehåll på de tre sajterna, totalt handlade det om cirka 5 000 sidor. På intranätet kopierade vi innehållet och klistrade in det i Sitevision-mallarna manuellt. När sidorna på externwebben och Bromangymnasiet hade migrerats kvalitetsgranskade vi varje enskild sida så att innehållet var korrekt. Sedan lämnade vi över till redaktörerna på Hudiksvalls kommun som sedan godkände alla sidor, säger Ulrika.

Soleil omsätter behov och önskemål i teknik

Samarbetet med Soleil har fungerat jättebra. De har verkligen utgått ifrån våra behov. De har haft jättebra koll på allt och Jennie har översatt min kunskap och våra behov till teknik, vilket har känts tryggt eftersom vi själva inte har den tekniska kompetensen, avslutar Annacarin.