Umeå kommun – 150 användarvänliga skolwebbar

Umeå kommun ville ha enhetliga webbplatser till alla sina skolor och som redaktörerna enkelt kan hantera oavsett hur vana de är att arbeta i ett webbpubliceringsverktyg. Soleil har tagit fram 150 webbplatser utifrån en och samma grund i Sitevision, men med varierade färger och funktioner.

När flera hundra redaktörer utifrån olika omfattning och kunskap ska hantera ett verktyg krävs en okomplicerad och intuitiv lösning som gör att det inte går att råka göra fel, förklarar Ann Svalling, projektledare, Soleil.

Redaktörerna uppdaterar webbarna genom metadata, vilket gör att de inte kan ändra layouten, utan endast informationen. Det gör att det blir enkelt för orutinerade redaktörer att hantera verktyget.

I vårt gamla webbpubliceringsverktyg var det lättare att ”göra fel”. Även om vi inte haft några direkta problem med det så känns det tryggare nu när det är så pass styrt, säger Andreas Moberg, kommunikatör, Umeå kommun.

Enhetlig design som skapar igenkänning

För att utseendet ska vara enhetligt har alla webbar samma grunddesign, men det finns fem olika färgteman att välja mellan. Dessa är till för gymnasieskolorna, som har olika färger, medan för- och grundskolorna har en gemensam färg.

Från början var det bara tänkt att gymnasieskolorna skulle få nya webbar, men övriga skolor hakade på. Det tycker jag är bra, så att elever och föräldrar känner igen sig även när barnen byter skola, till exempel från grundskola till gymnasium, säger Andreas.

Utmaning med många webbar och växlande behov

En enda webblösning som fungerar för alla typer av skolor kräver viss flexibilitet eftersom behoven varierar vad gäller funktion och innehåll. Gymnasieskolorna använder exempelvis sociala funktioner och har ett större informationsflöde än övriga skolor.

De varierande behoven gör att mallarna måste ge möjlighet för redaktörerna att välja mellan olika funktioner. Samtidigt ska det aldrig synas utåt att det finns funktioner som inte används. Det gör att designen måste kunna anpassas utifrån detta, berättar Ann.

Ett par exempel är valmöjligheten att visa Facebook-flöden på webben och att anpassa nyhetsflödet. De skolor som vill kan välja att dölja nyhetsflödet om de inte ser något behov av att visa nyheter, för att slå på det när behovet uppstår.

Soleil började med att ta fram en gymnasiewebb som sedan fick vara utgångspunkt för övriga webbar.

Det var en utmaning att hitta lösningen med så olika behov för de olika skolkategorierna, men jag tycker att vi gick rätt väg. När vi tagit fram en gymnasiewebb, där behovet av valmöjligheter var störst, kunde vi skala av de funktioner som inte behövs för övriga skolor, berättar Ann.

Användaranpassat informationsflöde

Webbarna är responsiva och anpassade för mobila enheter. De har även en luftigare design och ett informationsflöde som är anpassat utifrån vad användarna söker.

Designen på de gamla webbarna var mer textbaserad och nyheter tog stor plats. Den nya layouten bygger mer på bilder och vi utgår ifrån vad besökarna faktiskt behöver och vill läsa om, förklarar Andreas.

Information som behöver nå många, exempelvis om alla gymnasieelever behöver veta att det är studiedag, går även att publicera på flera webbar samtidigt genom att koppla en nyhet till en viss typ av skola.

Möjlighet till marknadsföring av gymnasieskolorna

På gymnasiewebbarna finns en mall som exempelvis kan användas för att låta nuvarande eller tidigare elever presentera skolan utifrån sitt perspektiv. Detta är en viktig del då skolorna konkurrerar om framtida elever och behöver kanaler för att synas och locka intresse.

Det finns även möjlighet att visa tårtdiagram som visualiserar vilka kurser som ingår i olika program och hur många poäng de innehåller. Det ger besökaren en överskådlig och tydlig bild av vad de kan förvänta sig av utbildningen, säger Ann.