Centerpartiet – När över 300 webbplatser blev till 1, inklusive integrerat intranät

Centerpartiet ville samla samtliga lokala webbplatser och sitt intranät under en och samma domän, centerpartiet.se. Med fokus på ”mobile first” bytte de plattform och tog fram en responsiv, helt integrerad digital mötes- och arbetsplats med ny kostym. Målet var att underlätta och effektivisera arbetet för alla användare.

Med över 300 olika webbplatser som låg i olika system såg Centerpartiet ett behov av att samla alla webbar i en och samma plattform. De ville också ha ett verktyg som är enkelt att jobba i och ett enhetligt utseende utifrån partiets grafiska profil. Ett annat tydligt önskemål var även möjligheten att kunna ta del av intern information via samma plattform.

Vi fick i uppdrag att ta fram en mobilanpassad central modersajt, ett stort antal lokala underwebbar och ett intranät där informationen skulle kunna anpassas utifrån de olika behov som medlemmar, förtroendevalda och anställda har, förklarar Per Johansson, VD, Soleil.

Användaranpassat med hjälp av behörighetsstyrning

För att mobilanpassa sajten tog Soleil tillsammans med Advant fram en ny navigationsstruktur och layout. All information återanvändes och lyftes över från den gamla webben. Eftersom det var viktigt att få ett överskådligt gränssnitt för redaktörerna var behörighetsstyrningen en central del.

De som administrerar de lokala sajterna ska bara se just det som rör dem, medan de som sitter centralt ska kunna se och administrera alla webbar. Dessutom behövde vi hitta en lösning som gör att redaktörerna även kan se hur det faktiskt kommer att se ut för slutanvändarna, berättar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

Information i olika lager utifrån användarens behov

De nära 300 kommunkretsarna kunde välja bland tre olika nivåer på sin lokala webbplats.

Nivå ett innebär att all information styrs centralt, medan de andra nivåerna innebär olika möjligheter att administrera sidan själv, säger Per.

Externa besökare har tillgång till den externa delen av sajten centerpartiet.se, medan partiets representanter även kan logga in för att nå intranätet. Där finns också olika nivåer, så kallade lager, beroende på om användaren är medlem, förtroendevald eller anställd, för att säkerställa att rätt information når rätt målgrupp.

Skräddarsydd design

Designen på både intranätet och externwebben är skräddarsydd helt och hållet utifrån Centerpartiets behov och önskemål.

Vi har försökt skapa ett så enkelt gränssnitt som möjligt för intranätet, med en avskalad design och lättnavigerad informationsstruktur. Vi kom fram till att det enklaste för användaren är att växla mellan tre olika vyer för externwebb, intranät och lokalwebb. Därför skapade vi en toppmeny där besökaren enkelt kan byta vy och där övergången är sömlös, förklarar Mikael Engström, projektledare på Advant.

Advant startade upp designarbetet genom workshoppar med Centerpartiet. Utifrån dessa arbetade de om utseendet på den befintliga sajten, främst med fokus på användarvänlighet. Därefter tog de fram designen för lokalwebbarna och intranätet.

Ökad grad av engagemang och aktivering på intranätet med sociala funktioner

För att öka användningen och graden av engagemang och aktivering på intranätet införde Centerpartiet flera olika sociala funktioner på intranätet. Varje medarbetare har en profilsida med bland annat egna kontakter och möjlighet att skriva statusuppdateringar och se de grupper som användaren är medlem i. Alla användare har även möjlighet att skapa grupper på intranätet.

På gruppsidorna finns flöden för statusuppdateringar, dokumenthantering, uppgifter och gemensam kalender. Dessutom finns kommentarsfunktion på utvalda sidor och chat, förklarar Per.

Enklare vardag för alla redaktörer

Att gå från 300 webbplatser på olika plattformar till att samla allt i en och samma plattform har lett till flera kostnadsbesparingar. Exempelvis blir driftkostnaden lägre och det går att samköra utbildningsinsatser för redaktörer. Dessutom kan de arbeta mer effektivt med att publicera information både externt och internt och hjälpa varandra med det arbetet.

Enligt en användarundersökning av den interna delen av webben har målet att effektivisera arbetet uppnåtts med råge.

Många använder intranätet varje dag, till skillnad mot det gamla som användes i mycket mindre utsträckning. De flesta är aktiva i någon samarbetsgrupp och drygt hälften använder kommentarsfunktionen, säger Per.

Integration för att hantera e-postutskick

Soleil har byggt en integration med hjälp av Sitevisions proxymodul för Centerpartiets medlemsregister. Medlemsregistret skapar nedladdningsbara filer med adressinformation och dessa används för utskick till medlemmarna.

Informationssatsning med start ett år före lanseringen

Projektgruppen inom Centerpartiet har jobbat med omfattande informationsinsatser kontinuerligt genom hela projektet.

Vi jobbade utifrån en implementeringsplan med regelbundna utskick, var med som utställare på partiets konferenser och föreläste. Vi har även producerat filmer där vi berättat om projektet, vad som kommer att hända och vilka fördelar det för med sig, förklarar Emma Fahlstedt, projektledare, Centerpartiet.

Samtidigt som projektgruppen informerade flitigt genomförde de utvärderingar. De arrangerade även tester för en pilotgrupp med deltagare från hela landet.

Genom testerna fick vi feedback som vi verkligen tagit till oss. Och tanken är att deltagarna nu efteråt är goda ambassadörer för projektet, säger Emma.

Levande och aktuell webb

Centerpartiet är mycket nöjda med resultatet, som ger rätt känsla och speglar partiet väl.

Mest nöjda är vi med mobilanpassningen. Vi hade ett tydligt fokus på mobile first i vår beställning. Men vi tycker också att det känns roligt att vi nu har en levande webb som känns som Centerpartiet och som är aktuell, berättar Emma. Att vi dessutom fått med oss i princip alla kommunkretsar är glädjande, tillägger hon.

Med den nya gemensamma kommunikationsprofilen har Centerpartiet framförallt fått stora möjligheter att kunna kommunicera varumärket på ett enhetligt sätt, både internt och externt.