Örebro kommun – nytt intranät med nya funktioner och ny design

Örebro kommun ville ta fram ett nytt intranät med en design som hänger ihop med deras externwebbar. Då de hade ett socialt intranät i Sitevision sedan tidigare fanns det mycket information, framförallt i samarbetsgrupperna, som de behövde flytta med. Soleil genomförde ett mallbyte för att uppgradera funktioner och design utan att förlora samarbetshistoriken.

Designen var viktig för att skapa igenkänning, men främst har vi fokuserat på att förenkla för användarna genom att lyfta fram tjänster, service och samarbetsmöjligheter mer, berättar Sara Kalander, projektledare, Örebro kommun.

Mallbyte säkerställde att informationen från samarbetsgrupperna hängde med

Om vi hade byggt ett helt nytt intranät hade alla samarbetsgrupper försvunnit eftersom det inte gick att flytta över all information från grupperna.

Det var det största utmaningen rent tekniskt. Vi fick bygga det nya intranätet på plats, genom ett så kallat mallbyte för att inte förlora all information. Så kommer garanterat fler att få börja göra i takt med att organisationer behöver uppdatera sina sociala intranät, menar Jim van Asperen, utvecklare, Soleil.

Örebro kommun har cirka 850 olika samarbetsgrupper på intranätet och medarbetarna har byggt upp sina grupper under flera år.

Den största gruppen, som våra inköpssamordnare och beställare ingår i, består av drygt 1 600 personer. De har hunnit samla många manualer och utbytt mycket viktig information. Om vi hade fått börja om hade alla tvingats skapa allt från början; bilder, kontakter och rubriker med mera. Det kunde vi inte kräva, säger Sara.

Nytt verktyg verifierade att all information flyttats med

Genom en ny funktion som kunde visa exakt vilka mallar som användes och hur mycket, gick det att verifiera att inget låg kvar i de gamla mallarna. - Kommunen har en utvecklingssajt, en produktionssajt och en testsajt.

Vi körde tester hela tiden. Till exempel gjorde vi ett testmallbyte först för att ta lärdom av det och sedan göra det riktiga mallbytet när vi visste att det fungerade. Mallbytet gick utan problem och vi kunde rädda all information, förklarar Jim.

Ännu enklare att samarbeta och hitta rätt med nya funktioner

Sitevision har fått några nya funktioner sedan Örebro kommun lanserade sitt gamla intranät. Nytt är till exempel att det går att söka i aktivitetsflödet efter tidigare meddelanden.

Vi särskiljer även personer, filer, sidor och grupper i sökfunktionen. Den som vill ställa frågor kan till exempel hitta en grupp att gå direkt till, säger Sara.

Förutom att alla moduler för samarbetsfunktionerna är uppdaterade, tog vi fram nya moduler för exempelvis bildpuffar, och actions som kan länkas till viktig information. Actions använder kommunen för att lyfta olika e-tjänster som till exempel semesteransökan. Det finns också särskilda funktioner för chefsinformation med ett eget utseende.

Om vi har en informationssida om arbetsmiljö till exempel, så kan vi lägga till en chefsaction eller en chefsplusbox för att erbjuda tilläggsinformation för chefer direkt i anslutning till den generella informationen. Då behöver vi inte ha olika sidor, utan allt är samlat på ett ställe, men ändå målgruppsanpassat, menar Sara.

Via ett verktygsfält till vänster har kommunen samlat sådant som användarna kan behöva varje dag. Det finns tillgängligt oavsett vilken sida användaren är på och innehåller aktivitetsflöde, mina grupper, mina kontakter, mina system och mina favoriter.

Vi har haft ett nära samarbete med verksamheterna för att identifiera vilken information som är allra viktigast för medarbetarna. Vi har även förbättrat tillgängligheten genom en lyssnafunktion, säger Sara.

Samma design oavsett vilken enhet användarna surfar med

Intranätet skulle likna externwebbarna, som kommunen hade uppdaterat nyligen. Det var ett arbete de kunde dra nytta av. Designpartnern Advant tog fram designen utifrån detta, men kommunen genomförde också användartester för att skapa en så användarvänlig design som möjligt. Idag finns en mobilmeny istället för megameny, som på det gamla intranätet. Det betyder att menyn ser likadan ut oavsett vilket enhet som används, mobil, surfplatta eller dator.

Det ger en bra överblick över var i strukturen man är. Men vi har också en alternativ navigering där man kan klicka sig fram via genomgångssidor. Nu känns det enklare och fräschare, man har lättare att få en överblick, berättar Sara.

Öppet för alla medarbetare att tycka till under utvecklingsprocessen

Avstämningsmötena under projektet var öppna för alla medarbetare att lyssna på.

Vi fick med oss flera synpunkter som varit till nytta och medarbetarna bidrar ofta med feedback generellt. Vi har även lagt till en feedbackfunktion på alla standardsidor så att alla enkelt kan lämna synpunkter, säger Sara.

Arbetet fortsätter med att utveckla intranätet framöver, både när det gäller funktioner och innehåll. Kommunen ska börja jobba med Microsoft 365 och ser exempelvis behov av att koppla ihop plattformen med Sitevision för att få en ännu bättre intern serviceyta.

Under hösten jobbar vi även nära ekonomiavdelningen för att utveckla deras innehåll på intranätet, avslutar Sara.