Säffle kommun – intranät med mindre information och mer samarbete

Säffle kommun behövde ett funktionellt och lättnavigerat verktyg för internkommunikation. Det nya moderna intranätet ger möjlighet till effektiva samarbeten och snabb informationsspridning. Dessutom är det snyggt.

Tidigare var det nästan omöjligt att hitta saker på intranätet, sökfunktionen har inte fungerat. Det känns så skönt att vi kunnat bygga upp ett lättnavigerat intranät med uppdaterat och aktuellt material, berättar Johan Österman, kommunikatör, Säffle kommun.

Användarna hamnar i rätt grupp automatiskt

Säffle kommun valde Soleils intranätspaket Skalbar med några tillägg. Intranätet har bland annat en integration med personaldatabasen som gör att användarna blir automatiskt kopplade till sina grupper när de loggar in.

Hjärtat i vårt intranät är grupperna. Oavsett vanor, arbetssätt och organisatorisk tillhörighet sorteras varje medarbetare in på rätt ställe och hamnar i rätt grupper, förklarar Johan.

Nyhetsflödet på startsidan är även individanpassat och det finns genvägar till personliga grupper.

Medarbetarna behöver inte leta rätt på ”sin” grupp och cheferna behöver inte lägga till medarbetare i olika grupper. Via funktionen ”min arbetsplats” hittar de sin förvaltningssida och enhetsgrupp. Detta dyker upp första gången en person loggar in, säger Therese Sundström, projektledare, Soleil.

La krut på sociala funktioner

Förutom de interna sociala funktionerna har även de externa kanalerna en central roll på intranätet. Det finns en koppling till kommunens sociala medier som gör att Facebook-flödet visas på startsidan. Det finns även möjlighet att lägga till Instagram-flöden per förvaltning på olika sidor.

Vi har lagt mycket krut på sociala funktioner och det verkar vara uppskattat. Jag har fått ett mycket bra mottagande och positiva reaktioner under demovisningarna så det ligger mycket förväntningar i luften, säger Johan.

Enkelt och lättillgängligt med ikoner

Säffle kommun har valt att göra en speciallösning i sidstrukturen på intranätet, i layouten på de så kallade genomgångssidorna. De innehåller automatiska listningar av innehåll som ligger längre ner i strukturen, för att användarna lätt ska hitta det de söker.

Här har vi använt ikoner och jobbat mer med grafik än med text. Det gör att det är enkelt, rent och snyggt och lätt att hitta information, förklarar Therese Sundström, projektledare, Soleil.

”Det är väldigt snyggt också”

Det var viktigt för kommunen att få ett snyggt, fräscht och luftigt intranät. Tack vare en ny grafisk profil fanns en mycket bra grund till det.

Kommunens nya grafiska profil innehåller riktigt snygga färger och typsnitt så det var ett mycket bra underlag för vår designer Jörgen Nylén att jobba med. Designprocessen gick smidigt och resultatet blev fantastiskt bra, framförallt tack vare det goda samspelet mellan vår designer Jörgen och Säffle kommuns projektledare. Det är alltid kul att se stor skillnad jämfört med innan, berättar Jennie Thorén Johnson, projektledare, Soleil.

Lanserar det nya intranätet internt med film

Kommundirektören Ingemar Rosén och personalchefen Annette Sörensen på kommunen inser betydelsen av att få med alla medarbetare och chefer i användningen av det nya intranätet. Därför har kommunen tagit fram en film till lanseringen som spridits i organisationen.

Ingemar och Annette pratar bland annat om intranätet som ett effektivt och bra verktyg för att utveckla arbetet inom respektive verksamhet men också att det nu också är lättare att utveckla arbetet mellan förvaltningarna.

Intranätet har också stor betydelse för utvecklingen av Säffle kommun som organisation, menar Ingemar.