Försvarshögskolan – intranät som gör det lätt att göra rätt

Det är lätt att göra rätt med Försvarshögskolans intranät. Effektivare vardag, tydlig kommunikation, mer transparens, samarbeten och kunskapsspridning är några av målen som deras digitala arbetsplats ska bidra till.

Försvarshögskolans intranät är byggt på samma plattform i Sitevision som deras externwebb. Tack vare det har vi kunnat återanvända mycket material och effektiviserat utvecklingsprojektet. De hade även tagit fram tydliga effektmål, vilket säkerställde att vi byggde ett verktyg som motsvarar deras faktiska behov, berättar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

Förut var det svårt att hitta information och när man väl hittade ett dokument var det svårt att veta om det var den senaste versionen. Därför var det viktigt att det skulle bli lätt att hitta rätt. Vi ville också ha ett enkelt och självinstruerande verktyg så att det inte skulle bli en belastning för medarbetarna, säger Carina Jonsson, projektledare, Försvarshögskolan.

Lättillgängliga verktyg på alla sidor

Intranätet är självinstruerande och därför mycket enkelt att använda. Vi har jobbat med en verktygsbar ute i kanten som följer med på alla sidor. Där finns alla system som medarbetarna behöver till exempelvis ekonomisystem, resebokning, gemensam kalender och samarbetsgrupper med mera, berättar Fredrik.

Tidigare fick vi navigera oss fram så den tydliga översikten över de verktyg och tjänster som man behöver dagligen används mycket och är väldigt uppskattad, menar Carina.

Anpassad struktur utifrån behov och målgrupp

Navigeringen är behovsbaserad utifrån om användaren letar efter information eller utför tjänster. Informationen på sidorna är även paketerade på olika sätt för att tilltala olika personer. Det kan exempelvis handla om länklistor med genvägar utifrån en viss roll.

Om jag undervisar till exempel, så behöver jag ha koll på när kursplaner ska vara klara. Vi jobbade med olika personas för att hitta olika sätt att paketera och strukturera information. Vissa vill göra själva, somliga har behov av instruktioner och vill kolla upp rutiner, andra är nyfikna och vill ha fakta, säger Carina.

Försvarshögskolan har gjort en stor insats med att tänka igenom vad som faktiskt är viktigast och högst prioriterat för användarna. De gjorde även om strukturen för olika dokumenttyper.

Det är inte bara vi på kommunikationsenheten som jobbat med detta, även de andra funktionerna har fått tänka till lite extra kring vad som är viktigast, exempelvis vad medarbetarna behöver veta allra först när de kommer in i ekonomisystemet, förklarar Carina.

Flera nya samarbetsgrupper redan första dygnet

Försvarshögskolan använder Sitevisions sociala funktioner på intranätet och redan ett dygn efter lanseringen hade flera samarbetsgrupper skapats.

Det var ganska oväntade grupper, från delar av organisationen som jag inte hade förväntat mig skulle vara först med detta, det var spännande, tycker Carina.

Plats för innehåll som sprider kunskap och skapar stolthet

Kommunikationsenheten har en yta på intranätet där de kan jobba med innehåll som håller längre över tid och som bidrar till stolthet och kännedom.

Här skriver vi om vad som händer i organisationen för att skapa vi-känsla. Dessutom finns möjlighet till kunskapsspridning genom att medarbetarna kan posta egna nyheter och kalenderhändelser via ett formulär. Förut kom de med alla önskemål till oss på kommunikations­enheten så detta har frigjort tid för oss, förklarar Carina.

Det nya intranätet har gjort arbetet betydligt enklare för redaktörerna, vilket gör att de sparar arbetstid. Förutom att Sitevisions CMS är enkelt att hantera innebär det fördelar att både externwebb och intranät ligger i samma plattform. Exempelvis kan kontaktinformation som matas in på ett ställe användas både på intranät och externwebben. Det är även enkelt att välja vad som visas inåt respektive utåt.

Kommunikationsenheten satsar mycket på att upprätthålla lusten att skapa innehåll för att kvalitetssäkra arbetet.

Vi vill att redaktörerna ska känna att de gör ett väldigt viktigt jobb och vi har exempelvis ett redaktörsnätverk som samlas tre gånger per år för att utbyta kunskap, inspiration och idéer, säger Carina.