Aircoil – effektivare kommunikation och dokument­hantering

Aircoil skrev tidigare ut och arkiverade alla interna styrdokument i pärmar som fanns vid varje arbetsplats. För att effektivisera administrationen och kvalitetssäkra informationen har de nu flyttat över informationen till en digital lösning i SharePoint.

Detta innebär en stor förändring för Aircoil. Tidigare fick de mejla exempelvis prislistor till var och en vid varje uppdatering för att varje person skulle kunna skriva ut dokumentet och sätta in det i sin egen pärm, berättar Jennie Thorén Johnson, projektledare, Soleil.

Digitaliserade en pärm i taget

I Aircoil-info, som de kallar sitt system, kommer alla dokument som medarbetarna behöver i det vardagliga arbetet att finnas på sikt. Det finns stöd för både svenska och norska dokument då de har ett dotterbolag i Norge. Dokumenten har tidigare funnits samlade i en mängd pärmar och Soleil har hjälpt dem att flytta över dokumenten från en av dessa pärmar till SharePoint, som är en del av Microsoft 365. Tanken är att de ska fortsätta att digitalisera resterande pärmar på egen hand.

På det här viset har vi mer kontroll och större åtkomlighet till våra interna dokument. Vi är också säkra på att våra dokument är uppdaterade och korrekta, förklarar Fredrik Eriksson, vd, Aircoil.

Behövde stöd för att kunna utnyttja Office 365 på bästa sätt

Aircoil såg behov av att effektivisera informationsflödet och passade samtidigt på att se över rutinerna kring hantering av personupgifter.

De visste inte riktigt var och hur de skulle börja. De hade förutsättningarna för digital dokumenthantering rent tekniskt eftersom de använde Microsoft 365 där de har tillgång till SharePoint. Men de behövde hjälp med att komma igång och förstå hur de kunde utnyttja plattformen bättre, säger Jennie.

Genom workshoppar kom de fram till vilka som skulle kunna redigera och publicera dokumenten och hur de ska godkännas. De bestämde också vilka metadata de ska använda för att kategorisera och filtrera dokumenten i biblioteket. Licenserna i Microsoft 365 köper de av Aktiv IT, men Soleil har gjort installationen.

Vi implementerade deras nya dokumentbibliotek med metadata, vyer, godkännandeflöden, arkiveringsrutiner samt behörigheter i SharePoint och utbildade dem på plats, säger Jennie.

Påminnelser om behov av uppdatering

De ansvariga (dokumentägarna) får påminnelser en gång om året om att de ska uppdatera dokumenten. De dokument som taggas som arkiverade syns inte i den vanliga vyn, vilket gör att användarna slipper se gamla dokument.

Nu har de mycket mer ordning och reda. Alla som får en länk till ett dokument vet att det är den senaste versionen och att ansvarig person har godkänt informationen, säger Jennie. Detta har redan underlättat för oss, inte minst när det gäller kommunikationen mellan bolagen i Sverige och Norge, menar Fredrik.