FOREX sänkte kostnaderna rejält med SiteVision och vår paketlösning för intranät - Skalbar365

FOREX Bank finns i fyra länder och medarbetarna har många olika behov. Oavsett språk och roll når alla information och verktyg som de behöver i jobbet via nya intranätet. Ett av de främsta kraven på det nya intranätet var att sänka de tidigare höga förvaltningskostnaderna. Det gjorde de när de valde SiteVision som plattform. Att de valde vår paketlösning Skalbar365 gjorde även att FOREX Bank hålla ner implementationskostnaden. Här använder de licenser i Microsoft 365 de redan har och fick en paketlösning i SiteVision med stor flexibilitet för redaktörerna att publicera bra innehåll.

Det gamla intranätet hade alldeles för avancerad teknik med möjligheter till funktionalitet som vi aldrig nyttjade. Dessutom var plattformen så pass gammal att den inte längre omfattades av någon support. Ur användarens perspektiv upplevdes intranätet svårnavigerat och omodernt. Skillnaden mellan då och nu är enorm. Idag har vi en modern, redaktionell dröm som mer än halverat våra löpande driftkostnader, berättar Tomas Gustafsson, FOREX Bank.

Ska guida i vardagen

Intranätet är FOREX Banks officiella kanal för intern information. Här hittar medarbetarna rutiner för alla tänkbara situationer i det dagliga arbetet. Alltifrån produkter, tjänster och säkerhetsrutiner till tidrapportering. Ett nödvändigt arbetsverktyg med andra ord.

Vi har ett rätt informationstungt intranät med cirka 600 sidor som till största delen innehåller rutiner. Det kan låta mycket och det är det kanske, men vår verksamhet omfattas av en hel del regler som vi behöver göra tydliga internt. Dessutom får vi varje år många nya, duktiga och serviceinriktade kollegor. För att alla ska känna sig trygga i arbetet är det därför nödvändigt att vi har tydlig och lättillgänglig information, förklarar Tomas.

Och detta har de lyckats skapa utan att ens skriva om någon information.

Bara genom att flytta över informationen till den nya designen så blev den mer läsbar. Layouten ger en modern känsla och vi har en väldigt enkel och överskådlig struktur. Genom att endast ha med funktionalitet som är riktigt relevant för oss blev intranätet rent och avskalat, något som bidragit till att informationen nu framgår ännu tydligare, fortsätter Tomas.

Med en koppling till SharePoint och en bra sökfunktion finns alla dokument även lättillgängliga för var och en.

Fyra tydliga målsättningar

FOREX Bank började med att ta fram tydliga beslutsunderlag som rörde arbetsinsats och funktionalitet och de beslutade om fyra tydliga målsättningar med intranätet. Det ska vara intuitivt, informativt, modernt och kostnadseffektivt/skalbart. I faktarutan längst ned kan du läsa mer om målen.

Det här underlaget hjälpte oss verkligen. Målen blev tydliga och självklara för oss under arbetet med nulägesanalysen och låg till grund för de lösningsförslag vi presenterade för styrgruppen. Vi utgick sedan hela tiden ifrån målen när vi fattade beslut, säger Tomas.

Intranätet är byggt på Soleils paketlösning Skalbar365, med några mindre förändringar.

Eftersom FOREX Bank finns i flera olika länder behöver varje användare få information på sitt språk och det fanns en teknisk utmaning med hur det skulle lösas. Det finns flera möjligheter med SiteVision och deras språkstöd och för FOREX Bank löste vi det genom att koppla ihop användarna i AD’t med SiteVision, berättar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

På intranätets startsida finns en social funktion där medarbetare har möjlighet att lyfta alla de bra saker som sker på företaget. ”Goda Nyheter”, som den kallas, är den enda specifika funktionalitet som plockats med från det gamla intranätet, fast i en modernare tappning så klart.

Från idé till utvecklingsstart på några veckor

FOREX Bank spanade först på en annan lösning och hade kommit långt i planeringen, men insåg att de ville ha något som de vet fungerar, hellre än att bygga något eget och nytt från grunden. I oktober 2019 bestämde de sig för att kolla på SiteVision och några veckor senare startade utvecklingsprojektet. I början av våren 2020 var det lanserat och klart.

Valet av SiteVision var i slutändan mycket enkelt. Jag kan så här i efterhand ångra att vi låste oss vid den första lösningen under lite för lång tid, men på pappret såg det bra ut. SiteVision är välrenommerat och kostnadseffektivt, och Soleils paketering i Skalbar365 uppfyllde alla våra behov. Dessutom är det en bonus med integrationen till Microsoft 365, menar Tomas.

Utöver utveckling av intranätet genomförde Soleil också redaktörs- och administratörsutbildningar med projektgruppen.

Då det var en liten projektgrupp på tre personer kunde vi fokusera på deras specifika behov. Det var superbra, säger Johanna Lindholm, utbildare och projektledare, Soleil.


Om FOREX Bank

FOREX Bank, med sina 600 medarbetare, är ett familjeägt bolag och nordisk marknadsledare inom resevaluta. Sedan starten 1965 har oändligt många människor köpt valuta hos FOREX Bank inför sina utlandsresor. FOREX Bank erbjuder sina produkter och tjänster digitalt och i drygt 80 butiker i Sverige, Norge, Finland och Danmark. Huvudkontoret finns i Stockholm.

Framgångsfaktor

Tydliga mål som gav snabba beslut.

Följande mål satte FOREX Bank upp för sitt intranät:

  • Intuitivt
    Det ska vara lätt att hitta information på intranätet. Det ska finnas en intuitiv menystruktur och välfungerande sökfunktion.

  • Informativt
    Intranätet ska vara en pålitlig informationsplats för såväl aktuella händelser som rutiner.

  • Modernt
    Intranätet ska upplevas modernt och ha en ren design. Funktionalitet och layout ska, i all sin enkelhet, vara nutida och användbar.

  • Kostnadseffektivt/skalbart
    Intranätet ska ha låga implementationskostnader och leda till sänkta driftskostnader. Den tekniska plattformen ska vara etablerad, enkel att underhålla och möjlig att skala upp. Fokus ska ligga på enkelhet där enbart nödvändig funktionalitet initialt ska finnas med, denna ska vid behov kunna kompletteras i efterhand. En paketlösning (“out of the box” / ”best practise”) där samma leverantör står för både försäljning och implementation är att föredra.

Kontakt

Publicerad • 15 april 2021

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig






Mer om paketlösningen som Forex valde

Skalbar365 kombinerar SiteVision med Microsoft 365

Sveriges Allmännytta - valde också Skalbar365

Fick utmärkelsen "Bästa förbättrare" av Web Service Awards 2021