Kungliga bibliotekets internwebb säkrar det sociala kittet

På Kungliga bibliotekets internwebb är det lätt att både göra rätt och känna sig delaktig. Alla verktyg och all viktig information är samlat på startsidan. Det finns grupper för olika arbets- och intresseområden, designen är helt specialanpassad och ger en snygg och unik inramning tack vare sidfoten, som berättar bibliotekets historia i text och illustrationer. Och apropå historia, medarbetarna kan även ha stenkoll på vem som börjat, slutat eller bytt tjänst. Det är en internwebb som verkligen säkrar det sociala kittet.

Vi ville bygga ett bra stöd för medarbetarna i vardagen och en huvudingång för alla system. Och vi ville skapa förutsättningar för öppenhet, transparens, dialog och bättre kunskapsöverföring, säger Anders Hejll, webbstrateg och projektledare.

För att uppnå detta var de överens om att de behövde byta plattform till en modernare och smidigare lösning samt ta fram en struktur och ett innehåll som bättre motsvarade organisationens behov. Den gamla internwebben mötte inte upp behoven, vilket ledde till att parallella system växte fram och det blev svårt för medarbetarna både att hitta information och förstå hur organisationen såg ut. I Sitevision fann de allt de behövde och genom en mängd speciallösningar både vad gäller design och funktionalitet har de fått en internwebb, Interno, som är bättre anpassad efter deras behov och som genererat många hejarop.

Interno är fantastiskt. Det är allt som det gamla inte var.

Inramningen betyder allt

Det som verkligen drar blickarna åt sig på Interno är sidfoten. Den berättar Kungliga bibliotekets historia och arv med hjälp av illustrationer som är specialdesignade av Soleil.

Vi tycker mycket om sidfoten. Vi är glada att vi tog oss tid att prioritera den. Den presenterar vår historia på ett lekfullt sätt, tycker Anders.

Medarbetare som loggar in för första gången kan enkelt ta del av hela historien. Samtidigt fungerar det som en påminnelse för alla andra också, och som ett sätt att stärka vi-känslan och den gemensamma identiteten.

Designen är förstås superviktig för ett bibliotek av rang och många ikoner och puffar är specialdesignade. Det kan exempelvis vara ett spetsigt hörn i stället för ett rundat.

Varje designval har en tanke bakom och vi har lagt mycket fokus på hur vi använder färgerna. Vitt och grått är grunden, och så får de andra färgerna poppa, till exempel går profilfärgerna igen mycket i taggar och ikoner. Styrdokumenten är även markerade med färg. Användaren får ett preview-kort över dokumentet och när hen öppnar det så blir det en officiell ”badge”. Det ska kännas som att du läser ett officiellt dokument, inte bara en undersida med text, berättar Marko Tosic, designer, Soleil.

Kungliga biblioteket har vågat testa olika inriktningar och lösningar och har förståelse för att design och UX/UI är viktigt. Vi har pratat mycket om hur medarbetarna ska kunna använda det vi skapat och exempelvis bollat hur knappar ska se ut och fungera. De är väldigt engagerade, det är roligt, fortsätter Marko.

Anslagstavla för att umgås digitalt

Medarbetarna har önskat ett sätt att mötas digitalt för att kunna bidra, lära av varandra och prata om allt som inte är formellt. Därför finns en anslagstavla där alla kan skriva inlägg, kommentera och dela. Här finns även ikoner för emojis och omröstning, en funktion som ingår i Sitevisions utbud av moduler.

Via anslagstavlan kan alla ta del av det som händer. Det är ett sätt att skapa engagemang, delaktighet och en känsla av internwebben som en digital mötesplats. De olika grupperna är också ett sätt att främja delaktighet och samverkan. Det finns både enhets- och arbetsgrupper, men även intressegrupper såsom ”Nihon! Nippon! Japan!”, en grupp för de som gillar japansk mat, kultur eller japanska aktiviteter, berättar Anders.

Medarbetararkiv för den som vill ha koll på personalnyheter

För den som vill ha koll på de senaste personalnyheterna finns ett arkiv över vilka som börjar, slutar eller byter roll. Detta ligger i tre olika flikar och det går även att filtrera på datum och enhet.

Det har tidigare varit svårt att hänga med i hur organisationen förändras och vem som jobbar var. Genom att synliggöra det så här främjar vi gemenskapen. Nästa gång jag möter någon som jag sett är nyanställd kan jag säga hej och presentera mig. Det skapar en trevlig känsla hos de nya kollegorna, menar Anders.

Profilsidor för att hitta kompisar och kompetenser

Interno har många smidiga funktioner för att visa vilka som jobbar på olika avdelningar och enheter. På varje persons profilsida finns namn, bild, kontaktuppgifter, men också en lista över vilka kompetenser personen i fråga har och de grupper hen är med i.

Under rubriken ”Fråga mig om” kan medarbetarna själva fylla i vad en kan fråga dem om. Då går det att se om det finns några gemensamma intressen och möjlighet till utbyte. Dessa kompetenser är även sökbara, förklarar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

Listor och taggar för en lättnavigerad start

Något som gjort det mer lättnavigerat är att startsidan bara har tre huvudingångar i stället för de fem som fanns på den gamla internwebben. Här finns också bannrar i tre nivåer för att lyfta det som är aktuellt, allt ifrån vanlig information till driftstörningar till krismeddelanden. I kalenderlistningen hittar användarna länkar till Zoom-möten och kan ladda ner bokningar till sin egen kalender. Detta är en av många specialanpassade funktioner.

Driftmeddelanden och nyheter är listade och taggade för att tydliggöra vad som är aktuellt just nu, när saker ska ske och när det skedde. Allt finns även sparat i arkiv, säger Fredrik.

Och självklart når medarbetarna enkelt Sitevisions samarbetsgrupper och sina verktyg och program. Här kan de favoritmarkera sidor och välja att få notiser om nya saker som händer i sina grupper.

Tydligt och enkelt – en ledstjärna

Kungliga biblioteket har jobbat mycket med att skära ner och komprimera sitt innehåll. Här har tydlighet, enkelhet och relevans varit en ledstjärna. Nu finns betydligt färre sidor.

Vi har hellre fällt än friat, så att säga. Det är en hel del innehåll som vi valt att inte flytta över från gamla internwebben, eftersom vi upplevt att behovet av det varit begränsat. Istället utgår vi från vad medarbetarna efterfrågar och söker på, och skapar nytt innehåll utifrån det, säger Anders.

Jag är väldigt nöjd med våra styrande dokument också. De har legat som pdf:er förut, och varit svåra att både hitta och navigera i. Nu har vi gjort om alla policyer och riktlinjer till html-sidor. Det gör att de är filtrerings- och sökbara i en a-ö-lista. Läsaren kan enkelt navigera i innehållsförteckningen. Det ger en helt annan tillgänglighet och sökbarhet, tycker Anders.

Högt engagemang och användarinvolvering

Kungliga biblioteket ville involvera användarna i utvecklingen både innehållsmässigt och funktionsmässigt.

Vi lanserade därför stegvis med betaversioner för att medarbetarna skulle kunna testa och komma med synpunkter. Utifrån testerna strök vi vissa saker och avvaktade med några funktioner. Exempelvis har vi valt bort att visa sidansvarig för sidor. Det tyckte vi var viktigt länge, men sedan kom vi på att det var viktigare att visa upp kontaktuppgifter och ge möjlighet till feedback. Vi har fokuserat mer på kontakt och feedback överlag och är särskilt nöjda med tipslådan. Varje sida har en tipslåda där en kan tipsa om förbättringar. Det har gett oss bra input på vad vi kan behöva komplettera med och vad som inte är tydligt, säger Anders.

Vi tänkte också läsa in flöden från våra sociala medier på startsidan, men valde istället att bara ha länkar i sidfoten. Vi trodde att det skulle bli lite rörigt eftersom vi har många flöden ändå, förklarar Anders.

En funktion som kanske kommer längre fram är ett flöde på startsidan som visar bilder från bildbanken för att tydliggöra att den finns och får användas. Arbetet fortsätter med andra ord och likaså användarinvolveringen.

I den mätning som gjordes av gamla internwebben fick vi väldigt låga betyg. Nu tycker vi att vi förbättrat oss mycket på de punkter där det fanns störst missnöje. Vi ska göra om mätningen i höst så då får vi se, men hittills har vi fått många spontana hurrarop internt, avslutar Anders.