200 procent fler besök när Latour fick ny informationsportal

Det sparar helt klart arbetstid. Det kommer färre mejl idag jämfört med tidigare tack vare att alla hittar informationen lättare, säger Maria Asterholm, Latour.

Investmentbolaget Latour behövde hitta ett sätt att kunna dela information om avtal med alla sina sex olika affärsområden, som tillhör olika bolag inom koncernen. Genom att ta fram en informationsportal kunde de bjuda in alla som behöver åtkomst till dokumenten. Nu presenteras informationen på ett mer lättillgängligt sätt och antalet besök har ökat med över två hundra procent jämfört med tidigare.

Vi behöver komma ut med information till alla på ett enkelt sätt och har bland annat våra koncerngemensanna avtal här. Vi hade en gammal SharePoint som var så tråkigt så att klockorna stannade. Många gick aldrig in hur mycket information vi än la ut. Vi vill att folk ska gå in och faktiskt läsa, säger Maria Asterholm, projektledare, Latour.

Informationsportalen är i första hand till för vd:ar, ekonomiavdelningar, inköp och HR. Många bolag har sina egna intranät, men de hämtar materialet här och lägger ut på sina egna sidor.

Något som uppdateras regelbundet är exempelvis information om valutakurser. De dokumenten måste alla använda, så att vi har samma börskurser i hela koncernen inför bokslut, förklarar Maria.

Tidigare fick Maria ofta frågor kring om det finns avtal för olika saker. Nu får hon inga sådana frågor alls, för nu hittar medarbetarna avtalen direkt och de frågor som kommer rör specifika avtal.

Det tydliggör att de faktiskt har läst de avtal som finns. Både utseendemässigt och administrativt är det mycket bättre nu. Informationsportalen är väldigt enkel att hantera och det är roligt att använda den, tycker Maria.

Snygg och lättanvänd

Medarbetarna tycker att informationsportalen är snygg och lätt använda. Latours olika fraktgrupper använder exempelvis portalen mycket för att leta reda på fraktavtal och de tycker att det funkar jättebra.

Vi klurade länge på hur vi skulle lägga upp strukturen för fraktavtalen eftersom dessa gäller för flera fraktsätt, som sjöfart, vägtransport och flyg. Det är kul att vi fått till det på ett sådant sätt att användarna uppskattar det mycket, menar Maria.

Handlar om att få kunden att känna sig trygg

Projektet startade med att ta reda på Latours behov och sedan stötta dem med konfiguration och utbildning.

Nyckeln är att vi hjälper kunden att förstå plattformen, bli bra på att hantera den och känna sig trygg. Visualiseringen är viktig för att få till en lösning som blir så bra och användarvänlig som möjligt utifrån de förutsättningar som finns i SharePoint. Vi paketerade om mycket av det innehåll som redan fanns för att strukturera upp det bättre och passade på att rensa ut gammalt material, berättar Jörgen Nylén, projektledare, Soleil.

Jag kom i kontakt med Soleil av en slump och det var otroligt lyckat. Det har fungerat jättebra. Jörgen är lätt att jobba med, är otroligt lyhörd och han förstod alltid vad jag försökte förmedla, avslutar Maria.