Gå till innehåll

Höganäs kommun valde SharePoint Online - nu når alla intranätet oavsett var de är

Mats Kristersson framför Höganäs kommuns intranät. 

Mats Kristersson på Höganäs kommun tycker att flexibiliteten i den digitala vardagen är den största vinsten med nya intranätet. Foto: Jan Kivisaar

Höganäs kommun behövde ett nytt molnbaserat intranät för att medarbetarna skulle kunna nå allt de behöver i sitt jobb även när de jobbar på distans. De betalade redan för Microsoft 365-licenser och det var givet att de skulle nyttja dessa på bästa sätt för att få till en kostnadseffektiv och smidig lösning. Därför valde de att använda sig av intranät i Sharepoint.

Genom de nya förutsättningar som kom i och med pandemin uppstod andra behov av möjligheter till internkommunikation. Exempelvis genomförde vi som alla andra helt plötsligt många möten digitalt. Vi hade SharePoint tidigare också, men det låg installerat på en server hos oss och nu behövde vi en molnlösning så att medarbetarna kommer åt allt hemifrån, berättar Mats Kristersson, webbkommunikatör, Höganäs kommun.

Kommunen hade fått pris för bästa intranät några år tidigare då de hade gjort ett bra arbete med struktur och innehåll. Fokus låg därför mest på att skapa en digital arbetsplats som är flexibel och mer anpassningsbar. De visste tidigt att de ville behålla den befintliga grundstrukturen, som fungerar som ett uppslagsverk och erbjuder ett nyhetsflöde.

Strukturen är ryggraden för hela användarupplevelsen eftersom en tydlig sådan gör det lättare för användaren att navigera. Även om den var genomarbetad sedan tidigare gick vi igenom den grundligt och satte verkligen användaren i centrum, säger Mats.

Utifrån workshoppar om informationsstruktur och användarupplevelse (UX) byggde vi upp ett nytt intranät. Vårt fokus var att hjälpa kommunen med SharePoints tänk kring navigationsstruktur. Vi gav dem de stora penseldragen och sedan hade de egna diskussioner och workshoppar för att fylla på med det som de tyckte var relevant. Vi utbildade dem också för att de själva skulle kunna hålla i redaktörsutbildningar och sprida vidare kunskapen internt, beskriver Jörgen Nylén, Soleil.

Mål om ett högre användande av Microsoft 365:s smarta verktyg

Ett mål med intranätet var att stimulera till ett högre användande av Microsoft 365 för att effektivisera arbetet. De ville även att användarna ska känna att intranätet är ett bra verktyg i vardagen. Detta kommer de att följa upp med en enkätundersökning när intranätet varit på plats ett tag. En funktion som kommunen tror kommer att ge många en aha-upplevelse är en checklista i Onenote som ersätter det tidigare arbetssättet med fysiska pärmar.

Vi jobbar just nu med en informationskampanj kring MS365-tips för att uppmuntra till mer nyttjande av verktygen. Då lyfter vi bra exempel från verksamheten. VA-enheten har till exempel jobbat bra med Teams och då kan vi visa hur de gör och berätta om allt du kan göra med Teams och One Note med mera, berättar Mats.

Flexibiliteten i den digitala vardagen är den största vinsten. Att kunna använda mobilen som arbetsinstrument och att vi samlar allt på samma ställe ger många bättre möjligheter att ta till sig information, tycker han.


Det finns dock vissa system som ingen får använda hemifrån på grund av sekretess, så allt går inte att nå via SharePoint Online, men det är en helt klart bättre tillgänglighet nu än tidigare.


Delprojekt i en större förändring

Utvecklingen av intranätet är som ett delprojekt i ett större projekt som handlar om att gå över helt och hållet till Microsoft 365. Vi har exempelvis även gjort en integration mot Media Flow Pro som kommunen använder som bildbank.

Förändringar är alltid svårt och nyckeln är transparens och inkludering. Min ambition har varit att ha med en grupp redaktörer i projektet, som har bra insikt i hur deras målgrupper fungerar. Då har vi kunnat ha med oss detta när vi skapar innehållet. Vi har även haft löpande avstämningar internt och gått ut med nyheter där vi lagt fokus på att förklara varför vi gör detta, förklarar Mats.


Lyssnade på feedback från användarna

I samband med lanseringen kom det in en del feedback om att genvägar var svåra att hitta på nya intranätet.

Vi fångade upp dessa, tog ett omtag och lanserade en omarbetad version av intranätets startsida där systemgenvägarna är mer tillgängliga. Efter det upplever jag att de flesta tycker att det fungerar bra, säger Mats.


Projekt som genomfördes helt och hållet på distans

Vi har genomfört projektet helt och hållet på distans, jag har aldrig träffat Soleil fysiskt och det har fungerat jättebra. Det var ett välstrukturerat arbetssätt med möten och chatt i Teams. Jörgen var en väldigt bra coach och det var tydligt vad vi behövde göra internt när, var och hur samt vad vi skulle tänka på. Jag är jättenöjd med samarbetet, avslutar Mats.

Fakta om Höganäs kommun

Antal medarbetare: 2 500
Antal förvaltningar: 10

Publicerad • 25 maj 2023