Till innehållet

Effektiv dokumenthantering

Med effektiv dokumenthantering inom organisationen sparar ni tid och effektiviserar arbetet. Det blir lättare att uppfylla GDPR och andra kvalitets- och säkerhetsföreskrifter, och alla medarbetare kan arbeta strukturerat, utan digital stress. I Microsoft 365 och Sharepoint finns alla möjligheter till ett optimalt dokument­hanterings­­system – Soleil hjälper er att få ut det mesta av verktygen!

Boka möte

Fördelar med digital dokumenthantering i Sharepoint

  1. Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
  2. Minskad digital stress hos medarbetarna
  3. Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter och behörighetskrav

SharePoint är en molnbaserad tjänst i Microsoft 365 för informations- och dokumentdelning i små och stora företag och organisationer. Fördelarna med effektiv dokumenthantering i SharePoint är många:

Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen

Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument

Eftersom ett bra dokumenthanteringssystem automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.

Enkelt att hitta dokument och information

Via funktioner som fritextsök, valbara vyer och filtreringar med hjälp av metadata, hjälper man användare att enkelt hitta rätt dokument och information. Tänk till exempel på hur enkelt du hittar en produkt i webbutik.

Möjligt att samarbeta i realtid

Användare, både inom och utanför organisationen, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och enkelt kommentera ett dokument online. Slipp mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.

Möjlighet att skicka länk till ett dokument

Användare kan dela en länk till originalet istället för att skicka en kopia av dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med krångliga unika namn som “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”.

Användare kan sätta olika status på ett dokument

Med rätt verktyg för dokumenthantering kan ett dokument sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.

Automatiska flöden minskar risken att enskilda medarbetare gör fel

När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.

Minskad digital stress

Flera av dessa argument gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Det är lättare att hålla ordning på saker, och svårare att göra fel. Automatiska processer i ett välutformat dokumenthanteringssystem gör att användare kan fokusera på rätt saker.

Uppfyll lagkrav och säkerhets­föreskrifter

Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter

Kontrollera att behörigheter efterlevs. Med dokumenthantering i SharePoint är det enkelt att återskapa dokument till en tidigare version, och enkelt att få tillbaka ett dokument som raderats av misstag.

Tydlig spårbarhet

Med ett digitalt verktyg för dokumenthantering finns en klar spårbarhet, vilket gör det enkelt att se vem som skapat och ändrat dokument. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som en viss person har skapat, vilket är värdefullt ur ett GDPR-perspektiv.

Automatiska flöden

I SharePoint är det är enkelt att koppla automatiska flöden till ett dokumentbibliotek eller dokument. Använd till exempel ett godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler för handlingar och så vidare.

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig





Effektiv dokumenthantering hjälper Soleils kunder

Aircoil - från pärmar till effektiv administration och kvalitetssäkrad digital information

Så blev kommunikationen och dokumenthanteringen effektivare

Få mer effektiv dokumenthantering hos Soleil

Soleil hjälper verksamheter som vill komma igång eller utveckla digital dokumenthantering i SharePoint och Microsoft 365. Med våra produktlösningar och utbildningar säkerställer vi att ni får ett effektivt dokumenthanteringssystem, skräddarsytt för er verksamhet.

  1. Vi börjar i ett avgränsat område, exempelvis genom att bygga upp ett dokumentbibliotek för en viss dokumenttyp som berör en avgränsad del av organisationen. Detta kan vara exempelvis rutiner för en viss förvaltning eller personalpolicys för en hel organisation. Hur vi avgränsar och var vi börjar bestämmer vi tillsammans med er.

  2. Två workshops brukar vanligtvis räcka för att komma fram till och bestämma exempelvis metadata, behörigheter, eventuella godkännandeflöden med eventuella påminnelser och arkiveringsregler, dokumentmall/ar, arbetssätt, vyer och filter.

  3. Vi utvecklar och implementerar sedan lösningen som ni sedan testar.

  4. Inför lanseringen utbildar vi användarna för att underlätta för dem att komma igång med det nya arbetssättet.

  5. Vi fortsätter med att utveckla ert dokumenthanteringssystem för övriga avdelningar och grupperingar inom organisationen med exempelvis fler dokumenttyper och bibliotek beroende på vad du som kund vill och har behov av.

Utbildning om dokumenthantering i SharePoint

Vi hjälper många organisationer med olika slags utbildningar i Microsoft 365 och särskilt i SharePoint. Vi har tagit fram en paketutbildning som passar många nybörjare i programvaran.

Behöver ni en mer anpassad utbildning för just era behov, kontakta oss!

Utnyttja ert dokumenthanteringssystem – välj Soleil som partner

Vi är stolta över vår breda kompetens inom Microsoft 365 och SharePoint! Våra experter kan hjälpa dig med effektiv dokumenthantering på flera sätt.

  • Dokumenthanteringsspecialister som med beprövade metoder förbättrar dokumenthanteringen.
  • Innehållsspecialister som planerar, producerar och strukturerar innehåll med användaren i fokus.
  • Utbildare som utbildar och inspirerar dina medarbetare att arbeta på enklast möjliga och effektivaste sättet i SharePoint.
  • Strateger/rådgivare som stöttar i er verksamhetsutveckling med exempelvis kanalstrategi och riktlinjer i samband med nya arbetssätt.

Kontakt

Vill du veta mer om digital dokumenthantering, om hur Soleil kan hjälpa dig att digitalisera din hantering av dokument och effektivisera dina arbetsprocesser? Ring eller mejla mig så bestämmer vi en tid.

Kontakt