Effektiv dokumenthantering

Med en effektiv dokumenthantering inom organisationen sparar ni tid och effektiviserar arbetet. Det blir lättare att uppfylla GDPR och andra kvalitets- och säkerhetsföreskrifter, och alla medarbetare kan arbeta strukturerat, utan digital stress. I Microsoft 365 finns alla möjligheter till optimal dokument­hantering – Soleil hjälper er att få ut det mesta av verktygen!

Digital dokumenthantering i Microsoft 365

  • Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
  • Minskad digital stress hos medarbetarna
  • Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter och behörighetskrav

SharePoint är en molnbaserad tjänst i Microsoft 365 för informations- och dokumentdelning i organisationer. Fördelarna med effektiv dokument­hantering i SharePoint är många och tydliga:

Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen

Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument

Eftersom systemet automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.

Enkelt att hitta dokument och information

Via funktioner som fritextsök, valbara vyer och filtreringar med hjälp av metadata, hjälper man användare att enkelt hitta rätt dokument och information. (Tänk till exempel på hur du kan hitta en produkt i webbutik.)

Möjligt att samarbeta i realtid

Användare, både inom och utanför organisationen, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och kommentera ett dokument online på ett enkelt sätt och slipper att mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.

Möjlighet att skicka länk till ett dokument

Användare kan dela en länk istället för att skicka själva dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med krångliga unika namn som “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”.

Användare kan sätta olika status på ett dokument

Ett dokument kan sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.

Automatiska flöden minskar risken att enskilda medarbetare gör fel

När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.

Minskad digital stress

Flera av dessa argument gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Det är lättare att hålla ordning på saker, och svårare att göra fel. Automatiska processer gör att användare kan fokusera på rätt saker.

Säkerställ att organisationen uppfyller lagkrav och säkerhets­föreskrifter

Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter

Kontrollera att behörigheter efterlevs. Det är enkelt att återskapa dokument till en tidigare version, och enkelt att få tillbaka ett av misstag raderat dokument.

Tydlig spårbarhet

Med en klar spårbarhet är det enkelt att se vem som skapat och ändrat dokument. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som person X har skapat (ur GDPR-perspektiv).

Automatiska flöden

Det är enkelt att koppla automatiska flöden till ett dokumentbibliotek eller dokument. Till exempel godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler och så vidare.

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig





Effektiv dokumenthantering hjälper Soleils kunder

Kom igång med effektiv dokumenthantering

Soleil hjälper verksamheter som vill komma igång med digital dokumenthantering i Microsoft 365 och SharePoint.

  • Vi börjar i ett avgränsat område, exempelvis genom att bygga upp ett dokumentbibliotek för en viss dokumenttyp som berör en avgränsad del av organisationen. Detta kan vara exempelvis rutiner för en viss förvaltning eller personalpolicys för en hel organisation. Hur vi avgränsar och var vi börjar bestämmer vi tillsammans med er.

  • Två workshops brukar vanligtvis räcka för att komma fram till och bestämma exempelvis metadata, behörigheter, eventuella godkännandeflöden med eventuella påminnelser och arkiveringsregler, dokumentmall/ar, arbetssätt, vyer och filter.

  • Vi utvecklar och implementerar sedan lösningen som ni sedan testar.

  • Inför lanseringen utbildar vi användarna för att underlätta för dem att komma igång med det nya arbetssättet.

  • Vi fortsätter med att utveckla dokumenthanteringen för övriga avdelningar och grupperingar inom organisationen med exempelvis fler dokumenttyper och bibliotek beroende på vad du som kund vill och har behov av.

Utbildning om dokumenthantering i SharePoint

Vi hjälper många organisationer med olika slags utbildningar i Microsoft 365 och särskilt i SharePoint. Vi har tagit fram en paketutbildning som passar många nybörjare i programvaran.

Behöver ni en anpassad utbildning för just era behov, kontakta oss!

Välj Soleil som partner

Vi är stolta över vår breda kompetens inom Microsoft 365 och specifikt inom SharePoint! Våra experter kan hjälpa dig med effektiv dokumenthantering på flera sätt.

  • Dokumenthanteringsspecialister som med beprövade metoder förbättrar dokumenthanteringen.
  • Innehållsspecialister som planerar, producerar och strukturerar innehåll med användaren i fokus.
  • Utbildare som utbildar och inspirerar dina medarbetare att arbeta på enklast möjliga och effektivaste sättet i SharePoint.
  • Strateger/rådgivare som stöttar i er verksamhetsutveckling med exempelvis kanalstrategi och riktlinjer i samband med nya arbetssätt.

Kontakt

Vill du veta mer om digital dokumenthantering, om hur Soleil kan hjälpa dig att digitalisera din hantering av dokument och effektivisera dina arbetsprocesser? Ring eller mejla mig så bestämmer vi en tid.

Kontakt