Effektiv dokumenthantering

En effektiv dokumenthantering låter kanske inte så roligt att lägga tid på. Men faktum är att alla som arbetar med en dator arbetar med dokument varje dag, mer eller mindre. Om hanteringen av dokument görs på ett optimalt sätt, då sparar organisationen massor av tid och har även lättare att uppfylla exempelvis GDPR och andra kvalitets- och säkerhetsföreskrifter. Det besparar även medarbetarna en hel del digital stress.

Fördelar med strukturerad dokumenthantering

  • Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
  • Minskad digital stress hos medarbetarna
  • Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter och behörighetskrav

Det finns många och tydliga fördelar för en organisation med att att använda en genomtänkt dokumenthantering som grundar sig på tanke, struktur och ett bra system.

Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen

Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument

Eftersom systemet automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.

Enkelt att hitta dokument och information

Via exempelvis fritextsök, valbara vyer/filter och filtreringar med hjälp av metadata/taggar, hjälper man användare att enkelt hitta ett dokument och information. (Tänk till exempel på hur du kan hitta en produkt i webbutik.)

Möjligt att samarbeta i realtid

Användare, både inom organisationen och utomstånde, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och kommentera ett dokument online på ett enkelt sätt och slipper att mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.

Möjlighet att skicka länk till ett dokument

Användare kan dela en länk istället för att skicka själva dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med namn som till exempel “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”.

Användare kan sätta olika status på ett dokument

Ett dokument kan sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.

Minskad digital stress hos medarbetarna

Det finns undersökningar som visar på att medarbetare lägger x tid på att leta efter dokument och blablabla...

Flera av argumenten här ovan gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Exempelvis:

Enkelt att hitta dokument och information

Med hjälp av fritextsök, valbara vyer/filter och filtreringar med hjälp av metadata/taggar, går det fortare för användarna att hitta fram till rätt dokument.

Användarna kan vara säkra på att de hittat den senaste versionen av ett dokument

Att användarna kan vara säkra på att de har hittat den senaste versionen av ett dokument underlättar också. Den senaste versioner håller systemet automatiskt ordning på.

Automatiska flöden minskar risken att enskilda medarbetare gör fel

När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.

Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter

Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter

och kontrollera att behörigheter efterlevs. Enkelt att återskapa dokument till äldre version, enkelt att få tillbaka dokument om någon raderat ett dokument.

Tydlig spårbarhet

Med en klar spårbarhet kring vem som skapat och ändrat dokument kan användarna hålla koll. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som person X har skapat (ur GDPR-perspektiv).

Automatiska flöden

Det är enkelt att koppla automatiska flöden till ett dokumentbibliotek eller dokument. Till exempel godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler och så vidare.


Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig






Effektiv dokumenthantering hjälper Soleils kunder

Så hjälper vi dig att komma igång med en effektiv dokumenthantering

Så här brukar vi jobba med kunder som vill komma igång med sin dokumenthantering:

  • Vi startar arbetet med ett avgränsat område, exempelvis genom att bygga upp ett dokumentbibliotek för en viss dokumenttyp som berör en avgränsad del av organisationen. Detta kan vara exempelvis rutiner för en viss förvaltning eller personalpolicys för en hel organisation. Hur vi avgränsar och var vi börjar bestämmer vi tillsammans med kunden.

  • Två workshops brukar vanligtvis räcka för att komma fram till och bestämma exempelvis metadata, behörigheter, eventuella godkännandeflöden med eventuella påminnelser och arkiveringsregler, dokumentmall/ar, arbetssätt, vyer och filter.

  • Vi utvecklar och implementerar sedan lösningen som kunden sedan testar.

  • Inför lanseringen utbildar vi användarna för att underlätta för dem att komma igång med det nya arbetssättet.

  • Vi fortsätter med att utveckla dokumenthanteringen för övriga avdelningar och grupperingar inom organisationen med exempelvis fler dokumenttyper och bibliotek beroende på vad du som kund vill och har behov av.

Frågor och svar

Vad händer när en organisation INTE arbetar med en strukturerad dokumenthantering, utan istället använder exempelvis en klassisk filstruktur med mappar på en disk (tex G: eller liknande).

  • Svårt att hitta rätt information – Mycket tid läggs på att hitta fram till rätt information samt att säkerställa att den informationen är aktuell och att det dokument man hittade verkligen är den senaste versionen. Detta skapar lätt stress och osäkerhet hos medarbetarna och är onödigt tidskrävande.

  • Svårt att uppfylla säkerhetsrutiner – Det kan vara svårt att se vem som har tillgång och behörighet till vilken information. Om fel personer har tillgång till dokument kan det vara riskfyllt för verksamheten. Om någon raderar eller flyttar filer av misstag är det ofta svårt och tidskrävande (ibland omöjligt) att hitta och återställa dem.

  • Svårare att uppfylla lagar och krav – Om en organisation inte har ordning på sin dokumenthantering kan exempelvis GDPR vara svårt att uppfylla. Dels är det svårt att få fram alla dokument som person X har skapat och dels är det svårt att se vad personen har behörighet till.

  • Svårt och tidskrävande att hantera många versioner av samma dokument (forskning visar att i snitt finns ett och samma dokument i 11 versioner!) – Ett dokument kan mejlas fram och tillbaka, sparas på skrivbord, hårddiskar, usb-minnen och så vidare.

Det ser onekligen ut som att organisationer som inte har tänkt igenom hur dokumenthanteringen borde fungera snabbt hamnar i röriga och tidskrävande processer.

Vi hjälper många organisationer med olika slags utbildningar i Microsoft 365 och speciellt i SharePoint. Eftersom många har behov av utbildning i SharePoint har vi tagit fram en paketutbildning som passar många.

Behöver ni en anpassad utbildning för just era behov, kontakta oss!


Våra dokumenterings- och SharePointspecialister har gett några webbinarier med olika teman. Du kan ladda ner dessa här på sajten:

Dokumenthantering i SharePoint - från kaos till trygghet

Därför ska du välja Soleil som partner

Vi är stolta över vår breda kompetens inom Microsoft 365 och specifikt inom SharePoint! Våra experter hjälper dig med dokumenthantering på flera sätt.

  • Dokumenthanteringsspecialister som med beprövade metoder förbättrar dokumenthanteringen.
  • Innehållsspecialister som planerar, producerar och strukturerar innehåll med användaren i fokus.
  • Utbildare som utbildar och inspirerar dina medarbetare att arbeta på enklast möjliga och effektivaste sättet i SharePoint.
  • Strateger/rådgivare som stöttar i er verksamhetsutveckling med exempelvis kanalstrategi och riktlinjer i samband med nya arbetssätt.

I vårt MS365-team arbetar också:

  • Tjänstedesigner som jobbar med interaktionsdesign, UX och UI i nära samarbete med kunden.
  • Lösningsarkitekter som ser till helheten och kvalité i lösningarna.
  • Utvecklare med stenkoll på det senaste och med tyngdpunkt på minsta möjliga avvikelse, följa best practises och standard från Microsoft.
  • Våra konsulter som har mångårig erfarenhet av allt ifrån mindre intranätslösningar till stora Enterprise-lösningar för internationella bolag.

Vi lägger stor vikt på att ha full koll på vad som kan användas och minst lika viktigt, vad som kommer framöver. Microsoft rullar ständigt ut förbättringar och nya funktioner till Microsoft 365, vi bevakar ständigt den utrullningen.

Kontakt

Vill du veta mer om dokumenthantering, om hur Soleil kan hjälpa dig att digitalisera din hantering av dokument och effektivisera dina arbetsprocesser? Ring eller mejla mig så bestämmer vi en tid.

Kontakt