Effektiv dokumenthantering
En effektiv dokumenthantering låter kanske inte så roligt att lägga tid på. Men faktum är att alla som arbetar med en dator arbetar med dokument varje dag, mer eller mindre. Om hanteringen av dokument görs på ett optimalt sätt, då sparar organisationen massor av tid och har även lättare att uppfylla exempelvis GDPR och andra kvalitets- och säkerhetsföreskrifter. Det besparar även medarbetarna en hel del digital stress.
Det finns många och tydliga fördelar för en organisation med att att använda en genomtänkt dokumenthantering som grundar sig på tanke, struktur och ett bra system.
Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument
Eftersom systemet automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.
Enkelt att hitta dokument och information
Via exempelvis fritextsök, valbara vyer/filter och filtreringar med hjälp av metadata/taggar, hjälper man användare att enkelt hitta ett dokument och information. (Tänk till exempel på hur du kan hitta en produkt i webbutik.)
Möjligt att samarbeta i realtid
Användare, både inom organisationen och utomstånde, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och kommentera ett dokument online på ett enkelt sätt och slipper att mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.
Möjlighet att skicka länk till ett dokument
Användare kan dela en länk istället för att skicka själva dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med namn som till exempel “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”.
Användare kan sätta olika status på ett dokument
Ett dokument kan sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.
Minskad digital stress hos medarbetarna
Flera av argumenten här ovan gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Exempelvis:
Enkelt att hitta dokument och information
Med hjälp av fritextsök, valbara vyer/filter och filtreringar med hjälp av metadata/taggar, går det fortare för användarna att hitta fram till rätt dokument.
Användarna kan vara säkra på att de hittat den senaste versionen av ett dokument
Att användarna kan vara säkra på att de har hittat den senaste versionen av ett dokument underlättar också. Den senaste versioner håller systemet automatiskt ordning på.
Automatiska flöden minskar risken att enskilda medarbetare gör fel
När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.
Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter
Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter
och kontrollera att behörigheter efterlevs. Enkelt att återskapa dokument till äldre version, enkelt att få tillbaka dokument om någon raderat ett dokument.
Tydlig spårbarhet
Med en klar spårbarhet kring vem som skapat och ändrat dokument kan användarna hålla koll. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som person X har skapat (ur GDPR-perspektiv).
Automatiska flöden
Det är enkelt att koppla automatiska flöden till ett dokumentbibliotek eller dokument. Till exempel godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler och så vidare.