Effektiv dokumenthantering
Med effektiv dokumenthantering inom organisationen sparar ni tid och effektiviserar arbetet. Det blir lättare att uppfylla GDPR och andra kvalitets- och säkerhetsföreskrifter, och alla medarbetare kan arbeta strukturerat, utan digital stress. I Microsoft 365 och Sharepoint finns alla möjligheter till ett optimalt dokumenthanteringssystem – Soleil hjälper er att få ut det mesta av verktygen!
Fördelar med digital dokumenthantering i Sharepoint
- Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
- Minskad digital stress hos medarbetarna
- Säkerställer att organisationen uppfyller lagkrav och interna säkerhetsföreskrifter och behörighetskrav
SharePoint är en molnbaserad tjänst i Microsoft 365 för informations- och dokumentdelning i små och stora företag och organisationer. Fördelarna med effektiv dokumenthantering i SharePoint är många:
Ökad produktivitet och effektivitet i organisationen
Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument
Eftersom ett bra dokumenthanteringssystem automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.
Enkelt att hitta dokument och information
Via funktioner som fritextsök, valbara vyer och filtreringar med hjälp av metadata, hjälper man användare att enkelt hitta rätt dokument och information. Tänk till exempel på hur enkelt du hittar en produkt i webbutik.
Möjligt att samarbeta i realtid
Användare, både inom och utanför organisationen, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och enkelt kommentera ett dokument online. Slipp mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.
Möjlighet att skicka länk till ett dokument
Användare kan dela en länk till originalet istället för att skicka en kopia av dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med krångliga unika namn som “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”.
Användare kan sätta olika status på ett dokument
Med rätt verktyg för dokumenthantering kan ett dokument sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.
Automatiska flöden minskar risken att enskilda medarbetare gör fel
När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.
Minskad digital stress
Flera av dessa argument gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Det är lättare att hålla ordning på saker, och svårare att göra fel. Automatiska processer i ett välutformat dokumenthanteringssystem gör att användare kan fokusera på rätt saker.
Uppfyll lagkrav och säkerhetsföreskrifter
Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter
Kontrollera att behörigheter efterlevs. Med dokumenthantering i SharePoint är det enkelt att återskapa dokument till en tidigare version, och enkelt att få tillbaka ett dokument som raderats av misstag.
Tydlig spårbarhet
Med ett digitalt verktyg för dokumenthantering finns en klar spårbarhet, vilket gör det enkelt att se vem som skapat och ändrat dokument. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som en viss person har skapat, vilket är värdefullt ur ett GDPR-perspektiv.
Automatiska flöden
I SharePoint är det är enkelt att koppla automatiska flöden till ett dokumentbibliotek eller dokument. Använd till exempel ett godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler för handlingar och så vidare.