Bemästra skärmdelnings­funktionen i Teams

Ser ni min skärm nu? Alla har vi nog hört den kommentaren under det gångna året. Men den är ju faktiskt inte obefogad, för det här med skärmdelning i Teams är ju inte helt enkelt. Så varför finns det ens olika sätt att göra på? Svaret är egentligen ganska enkelt - för att de har olika syften och användningsområden.

I det här blogginlägget får du lära dig mer om de tre olika sätten att dela innehåll i Teams - så att du blir säker nog att veta när du ska använda vilken och vad dina mötesdeltagare ser och inte.

Dela skrivbord

Ska du hålla en demo där du vill kunna hoppa mellan fönster och visa allt du själv ser, eller om du helt enkelt vill visa upp dina mail pop-ups med förhandsgranskning för resterande mötesdeltagare - då är det här sättet för dig.

I vissa organisationer är det till och med så att den här funktionen, av säkerhetsskäl, är avstängd eftersom du faktiskt kan visa precis allt som du själv ser på din skärm. Det finns bättre - och säkrare - alternativ att välja om du bara ska hålla en presentation eller visa upp ett dokument.

Dela skrivbord passar när du vill:

  • Visa allt på din skärm, kan vara användbart vid tex en demo eller utbildning
  • Kunna hoppa mellan olika fönster medan du delar innehåll

Dela fönster

Om du vill visa ett word-dokument, en PDF, ett webbfönster eller en bild - då är det bäst att välja alternativet “dela fönster”. Du kan inför mötet öppna de fönster du tänkt dela så sparar du en del tid. Om du väljer att dela fönster så kommer mötesdeltagarna inte att se något annat än just det fönstret du valt. Du kan inte hoppa mellan två fönster, utan behöver då dela om på nytt. Deltagarna ser inte heller om du öppnar ett aktivitetsfönster utöver det fönster som du valt att dela.

Dela fönster passar när du vill:

  • Visa ett dokument, bild eller webbfönster men inget annat
  • Vara säker på att mötesdeltagarna bara ser det fönster du tänkt visa (inga pop-ups eller ditt skrivbord med barnen som bakgrundsbild)

Nu till min favorit – dela PowerPoint

Den här funktionen har fått sig ett rejält lyft under 2021. Nu finns bland annat stöd för att du som presentatör kan se dina anteckningar, gå direkt till en sida utan att behöva bläddra igenom dem alla, och låta någon annan ta över presentationen under mötets gång. För mig som håller en hel del föredrag och utbildningar där jag använder PowerPoint så har den här delningsfunktionen blivit ovärderlig. Nu behöver jag inte lägre ha två skärmar eller skriva ut mina anteckningar för att känna mig säker när jag presenterar.

När du använder den här typen av delning så laddas din presentation temporärt upp i Teams-klienten. Det gör att det är möjligt för dina mötesdeltagare att bläddra i din presentation – utan att det påverkar andras vy. För att stänga av den här funktionen behöver du klicka på ögat högst upp i verktygslisten.

Du kan också låta någon annan ta över presentationen och då även styra sidbläddringen och se anteckningarna. Det är ett bra alternativ om ni är flera som ska presentera olika delar från samma PP under ett möte. Ni slipper alltså momentet med att be kollegan att bläddra när du känner dig redo för nästa slide. När mötet avslutas kommer inte din presentation att finnas tillgänglig för de andra i Teams.

Fördelarna med att använda dela PowerPoint:

  • Du kan se dina PP-anteckningar
  • Du kan hoppa direkt till en sida som du vill visa – utan att behöva bläddra igenom alla
  • Ni kan vara flera personer som turas om att använda samma presentation
  • Mötesdeltagarna kan (om du inte stänger av funktionen) bläddra i presentationen, men aldrig se anteckningarna

Utbildningar i Teams

Vill du lära dig mer om alla de funktioner som finns i Teams mötesverktyg? Vi håller skräddarsydda utbildningar där du själv får möjlighet att prova de olika funktionerna så att du blir en säker användare. Kontakta mig eller någon av mina kollegor som arbetar med MS365 så hjälper vi dig.

Lycka till med dina digitala möten.

Psst!

Ett tips på vägen när du ska dela innehåll: håll alltid utkik efter en röd ram. Den röda ramen visar vad mötesdeltagarna ser.

Kontakt

Publicerad • 20 april 2021

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig





Utbildningar i Teams

Se till att du och dina medarbetare arbetar på smartaste sättet i Teams