Sitevision eller Microsoft 365 – vilken ska jag välja?

Det korta svaret på denna fråga är enkelt: du ska välja båda. Eftersom systemen är bra på olika saker förespråkar vi Sitevision (Sveriges mest uppskattade publiceringsverktyg) som bas och sedan integrerar vi de tjänster och funktioner från Microsoft 365 som ni vill använda. På det här sättet kan dina medarbetare samarbeta mer effektivt och samtidigt få en enklare arbetsvardag.

Därför ska du kombinera Sitevision med Microsoft 365

Varför välja antingen det ena eller det andra av två bra system när man kan kombinera de två och få en riktigt bra plattform att börja bygga en digital arbetsplats på?

Med stor sannolikhet har ni redan idag licenser i Microsoft 365, men kanske utnyttjar ni dem inte fullt ut. Då ser vi till att ni gör det. Vi kopplar ihop Sitevision med vilka tjänster ni vill, som exempelvis SharePoint, Teams, Yammer och Planner. Användarna får tillgång till alla funktioner från M365-tjänsterna direkt i intranätets gränssnitt och behöver inte hoppa mellan olika system och fönster. Alla verktyg presenteras därmed i intranätets design och det blir lättare att kommunicera varumärket internt för kommunikatörerna och enklare för medarbetarna som slipper ta till sig en ny design för varje verktyg som används.

Flera parametrar bakom valet

Många organisationer, kommuner och myndigheter brottas med valet mellan Sitevision och Microsoft 365. De flesta av våra kunder har i förändringsarbetet gjort ett gediget förarbete där man har analyserat nuläget, fastställt mål, identifierat behov, krav och målgrupper. Men när man sedan kommer till beslut om plattform för den nya digitala arbetsplatsen/intranätet finns alltid en massa parametrar som är med och styr valet, utöver förarbetet. Det finns till exempel alltid en nuvarande plattform för sitt intranät att ta ställning till. Eller så kanske det finns en intressekonflikt mellan olika avdelningar.

IT vs. Kommunikationsavdelningen – den eviga fajten

Ett vanligt scenario är att man från IT:s håll förespråkar Microsoft/Office 365-lösningar eftersom man har flyttat mail och Skype hit och vill utnyttja alla andra delar i Microsoft 365. En mycket sund tanke eftersom det i alla dessa användarlicenser ingår ett antal starka Microsoft 365-komponenter som exempelvis SharePoint, Teams, Planner och Yammer.

Kommunikation- och/eller marknadsavdelningen har kanske helt andra idéer där de vill komma bort från just SharePoint eller Optimizely (tidigare Episerver) eftersom de tröttnat på att behöva kontakta support eller IT-konsulten när man till exempel vill ändra i en mall. Eller så har man sneglat på Web Service Award-rapporten (2024) där siffrorna talar sitt tydliga språk: Sitevision som CMS publiceringsverktyg har 96 % nöjda användare, Optimizely 72 % och SharePoint 63 %.

Vår lösning: Skalbar365

Just därför har vi utvecklat vår lösning Skalbar365, som kombinerar Sitevision och Microsoft 365.

Med denna lösning finns många fördelar, bland annat:

Gemensamt ägarskap mellan kommunikations- och IT-avdelningen

Marknad/kommunikation äger och ansvarar för webbpubliceringsverktyget och IT äger och ansvarar för arbetsverktyget. Så här har det sett ut i många år. Med gemensamt ägarskap av Skalbar365 genereras i stället massor av gemensamma diskussioner där man engagerat och från olika synvinklar kommer fram till en lösning som definitivt gagnar slutanvändaren.

Standardfunktionalitet och leverantörsoberoende

Ibland förekommer debatter som lite förenklat handlar om vad som är bäst: Att köpa "färdig produkt" som förvaltas av ett produktföretag eller "köpa timmar av webbyråer där man kan lägga pengar på digital utveckling istället för att betala licenser och prenumerationsavgifter".

Vår Skalbar365 fastnar inte i någon av dessa utan är en lösning som är minst lika stark som de "färdiga produkterna" utan att det måste förvaltas av ett specifikt produktföretag. Detta är möjligt tack vare all stark standardfunktionalitet Sitevision och Microsoft 365 erbjuder och hur vi kombinerar dem.

Hjälper användaren att förstå och använda sina M365-tjänster

Organisationer har mycket sällan en smärtfri utrullning av tjänster och verktyg i plattformarna. Vi hjälper kunderna med framtagning av kartläggning/kanalstrategi och utbildning av de verktyg och tjänster man vill använda. Eftersom det handlar om över tjugotalet tjänster och verktyg brukar vi föreslå en prioriterad utrullning där man börjar med de viktigaste verktygen och tjänsterna och därefter övriga. Här är intranätet dessutom till stor hjälp genom att man visar och hanterar valda delar från de verktyg och tjänster i M365 man har valt att använda sig av.

Välj rätt utifrån behoven

När det gäller funktioner kring samarbete och dokumenthantering briljerar SharePoint och Microsoft 365, vilket är helt naturligt med tanke på att de har funnits med från starten 2007. De lösningar där störst fokus låg på innehåll och publiceringsfunktioner i SharePoint, där var det tuffare.

Som exempel var jag med och tog över ett stort globalt intranät där det första som behövdes åtgärda var en startsida som hade en laddningstid på över tio sekunder. Här hade den tidigare leverantören utvecklat all funktionalitet kring publicering som organisationen hade behov av, men som saknades i SharePoint. Organisationen använde nästan inte några av samarbetsfunktionerna eller dokumenthanteringen. Vi gjorde en hel del förbättringar på intranätet men eftersom valet av plattform var fel utifrån de behov man hade så var det nästan ett omöjligt uppdrag.

Ett intranät i ett system som hanterar allt – det vill vi ha

Många invänder inledningsvis mot att använda sig av flera system, och det finns en poäng i det. Med flera parallella system blir det mer som användaren måste lära sig. Men när alternativet är att man drar på sig stora utvecklingskostnader genom att försöka anpassa ett system med funktioner som det inte var byggt för, då måste det gå att göra något bättre!

Min rekommendation: kombinera Sitevision och Microsoft 365 för att få den optimala digitala arbetsplatsen

Den här definitionen av den digitala arbetsplatsen säger allt: "Den digitala arbetsplatsen kan ses som ett samlingsnamn för alla de verktyg och IT-system som används i det digitala arbetet".

Lägg i stället utvecklingsbudgeten på:

• Ett ännu bättre förarbete.
• En tydlig kanalstrategi.
• En implementation som till väldigt stor del består av standardfunktioner i Sitevision och Microsoft 365.
• Utbildning. Redaktörsutbildning och Microsoft 365-utbildning av ambassadörer.

Fler tips

Vill man dessutom få en riktigt bra helhet så kan man använda sig av de Sitevision-moduler vi har skapat för att visa valda delar från Microsoft 365 i Sitevision, till exempel vår M365-Connector som kan visa dokument både på SharePoints intranät och på en extern webb.