Få mer gjort och stressa mindre på den digitala arbetsplatsen
Smarta digitala lösningar gör att många av oss kan arbeta var som helst, när som helst. Helt fantastiskt, men samtidigt stressande. Ofta plingar det från alla håll när olika system skickar ut notiser och påminnelser. Påminnelser om mer information, fler möten och uppgifter som ska utföras. Det gör det svårare att få saker gjorda, samtidigt som uppgifter utspridda i olika system gör det svårare att få överblick och prioritera. Känner du igen dig?
Den digitala arbetsplatsen ska stötta och förenkla informationsspridning, kommunikation och samarbete. Men det är också viktigt att den stöttar det egna arbetet genom att ge en överblick och möjlighet att kunna arbeta fokuserat. Här delar vi med oss av några tips som gör arbetslivet enklare både för dig som individ och för organisationen.
Att hålla fokus är största utmaningen
Att ha mycket att göra är tyvärr inte det samma som att få mycket gjort. Det gäller att hitta sätt som säkerställer att du använder din tid på ett bra sätt. Men det räcker inte att bara hushålla med sin tid, utan det finns andra komponenter som är minst lika viktiga. För det första - vår energi.
Dagens informationsflöde och täta växlingar mellan uppgifter och kanaler kan dränera vår mentala energi. Sedan har vi den kanske största utmaningen av allt - fokus. En förutsättning för att kunna använda vår tid och vår energi på bästa sätt är att kunna arbeta fokuserat.
Notifieringar kan både stötta och stjälpa
Det plingar till från ett sms, chatten blinkar och datorn signalerar att det är dags för möte. Samtidigt kommer en push-notis från en nyhetssajt och ett nytt mejl.
Signaler som pockar på uppmärksamhet kan stjälpa mer än de hjälper. Däremot är notifieringarna som du kan få när du väl går in i ett verktyg eller app ett betydligt mer effektivt hjälpmedel. Här kan en smart utformad digital arbetsplats vara till stor hjälp. Om du vet att du lätt kan hitta ny information och nya uppgifter så kan du förlita dig på att det går att ta till sig av informationen när det passar.
Gör en sak i taget
Det där med att vi kan göra hur många saker som helst samtidigt och också få mer gjort, det stämmer inte alls. Sanningen är raka motsatsen! Multitasking är den största fienden för den som vill jobba fokuserat. Studier visar att multitasking kan sänka vår produktivitet med upp till 40 procent. Därför är det bättre att göra en sak i taget. Men hur lyckas vi med det då?
Nedan delar vi med oss av några tips för att prioritera, skapa överblick och få saker gjorda.
Några tips för att öka effektiviteten och hålla fokus
Arbeta smart:
- Gör en sak i taget och stäng av alla notifieringar i form av push-notiser och popup-rutor.
- Skapa tillfällen under arbetsdagen där du kan arbeta helt ostört.
Planera din arbetsdag:
- Ta tag i den mest krävande uppgiften först.
- Sätt av tid i kalendern för större uppgifter och genomför små uppgifter direkt.
Ha effektiva möten:
- Ha ett tydligt syfte och en agenda för varje möte och börja mötet i tid – oavsett om inte alla deltagare kommit.
Jobba smart med mejlen:
- Ta bort notifieringar och kolla istället ett par gånger per dag.
- Avsluta prenumerationer på nyhetsbrev och liknande som du ändå inte läser.