Marie Cederschiölds högskola kan enkelt hantera och arkivera alla beslut med automatiserad dokumenthantering i SharePoint

De beslut som fattas på en högskola behöver vara organiserade så att de är lätta att hitta men också lätta att hänvisa till. Med en automatiserad löpnummerserie i SharePoint är det superenkelt för administratörerna att skapa, uppdatera och spara beslutsdokument som får rätt löpnummer och dessutom enkelt kan publiceras direkt på intranätet.

Tidigare hade de en excel-fil med en flik för varje beslut där de sorterades genom prefix, löpnummer och årtal. Själva beslutsdokumenten låg sparade som pdf:er på en filserver. Vi ville lösa detta på ett snyggt sätt i ett och samma verktyg där vi kan få ihop hela kedjan. Därför har vi satt upp dokumentbibliotek med automatiserad löpnummerserie i SharePoint, berättar Tommy Bodén, Soleil.

Ett knappklick bort

Administratörer startar upp ett nytt beslut genom att fylla i metadata så att beslutet kan bli rätt arkiverat och taggat så att sorteringen och filtreringen blir effektiv. Sedan kan de lägga in underlag för beslutet allteftersom. När det är dags att fortsätta med eller slutföra ett beslut kan de högerklicka på objektet och begära ett unikt beslutsnummer som då genereras automatiskt. Rätt prefix, år och beslutstyp (chefs- eller rektorsbeslut exempelvis) kommer upp automatiskt tillsammans med nästa lediga nummer i ordningen.

De har olika dokumentbibliotek för olika verksamheter, vilket gör att det finns fem/sex stycken dokumentbibliotek för alla beslut.

Automatisk publicering på intranätet

Vissa nya beslut och dokument ska även publiceras på intranätet. Därför finns ett särskilt bibliotek där dokument kan speglas genom att administratören högerklickar och väljer att publicera direkt på intranätet. Då kopieras dokumentet och läggs på publiceringsytan.

Detta är en stor vinst. Det blir enkelt att få ut information smidigt i pdf:er utan att folk behöver lära sig att jobba i Sitevison, som vi använder som plattform för vårt intranät. Det minskar även risken för inaktuell information, menar Sara Rystedt, Marie Cederschiölds högskola.

Flera olika projekt för att effektivisera arbetsflöden

Högskolan vill förenkla för organisationen genom att digitalisera processer och har sett många vinster med att använda olika tjänster i Microsoft 365. Hanteringen av beslutsdokument är ett av flera projekt de genomför för att effektivisera vardagen och arbetsflödena.

Nästa steg är att vi ska hjälpa dem att digitalisera och förenkla processen ytterligare genom att koppla på en automatiserad process för signering av besluten. Det kommer göra att administratören har full koll på beslutet från ax till limpa och de slipper riskera att processen faller mellan stolarna. Ju närmre vi arbetar med en kund, desto bättre förstår vi deras behov och utmaningar och de får också en ökad förståelse för vad de kan effektivisera eller automatisera, säger Tommy.

Viktigt att ta extern hjälp för att hitta de bästa lösningarna

Soleil är väldigt lyhörda och kunniga. De kommer med råd och är med och tänker till kring vad som kan vara vettigt att ta in i processen. De är supersmidiga att jobba med. Det är så bra att vi tagit hjälp med detta eftersom de har mer kompetens och tänker till utanför boxen , tycker Sara.

Värdet med att anlita Soleil har varit deras höga kompetens inom verksamhetsutveckling. De har varit smidiga, lyhörda och kunniga. Vi hade inte själva kunnat effektivera och digitalisera den här processen, avslutar hon.