Så kommer du igång och lyckas med dokumenthantering i SharePoint
Alla organisationer hanterar dokument och de flesta upplever stora utmaningar när det gäller detta. Vi kan konstatera att de flesta behöver förbättra dokumenthanteringen i sin organisation - både för att underlätta det dagliga arbetet för medarbetarna samt för att säkerställa kvalitet, aktualitet och tillgänglighet på informationen. Här är våra bästa tips för att komma igång med det viktiga arbetet med dokumenthantering.
- Analysera nuläget! Vad funkar bra och vad funkar inte bra idag? Intervjua användarna.
- Förankra och synliggör förändringsarbetet. Tydliggör syftet för alla inblandade. Använd milstolpar och visualisera de olika stegen.
- Inventera och kartlägg vilka dokumenttyper som finns. Vilka kan hanteras på samma sätt och vilka skiljer sig åt? Exempelvis: Vilka dokumenttyper är styrande dokument, vilka är arbetsdokument och hur ska de olika typerna användas och hanteras?
- Inventera och uppdatera mallar. Vilka mallar behövs och behöver uppdateras? Hur och när ska de användas?
- Hitta ägare till dokumenttyper och dokumentbibliotek. Tydliggör vad ägarskapet innebär.
- Sätt upp regler och flöden för påminnelser om revidering och arkivering. Automatisera så mycket som möjligt.
- Börja smått. Välj ut en dokumenttyp, en avdelning att börja med. Testa. Justera. Testa igen.
- Utbilda, utbilda och utbilda igen. Muntligt, praktiskt och med korta instruktionsfilmer.
- Ta fram en tydlig kanalstrategi för digitalt samarbete där de olika dokumenttyperna ingår.
- Hitta ambassadörer/superusers i organisationen.
- Utred vad som behöver vara ett dokument. Kanske räcker en anteckning i OneNote eller en text på en webbsida i vissa fall.
- Underhåll och vidareutveckla lösningen! Utvärdera då och då. Planera för att rensa och hålla ordning.
- Konsumera vs uppdatera. Skilj mellan att konsumera (tex hitta och läsa) och redigera (skapa, uppdatera) dokument. Sätt behörigheter utifrån behoven.
- Arbeta med metadata/taggar för att kunna filtrera och skapa vyer för olika behov. Kombinera mappar och metadata om det behövs, men undvik djupa mappstrukturer för gemensamma dokument.
- Ta hjälp av erfarna specialister 😊 de vet var fallgroparna finns för strukturer i SharePoint och kan guida er igenom alla vägval.
Slutligen - kom ihåg: klart blir det aldrig. Men njut av ordningen, enkelheten och kvaliteten ni har skapat.