Effektiv dokumenthantering

Med effektiv dokumenthantering inom organisationen sparar ni tid och effektiviserar arbetet. När dokument hanteras korrekt blir det enklare att följa GDPR och upprätthålla säkerhetsrutiner. I SharePoint och Microsoft 365 finns funktionerna för att bygga ett dokumenthanteringssystem som stödjer era arbetssätt. Vi på Soleil hjälper er att anpassa verktygen efter era behov.

Fördelar med dokumenthantering i SharePoint

SharePoint är en molnbaserad tjänst i Microsoft 365 för informationsdelning. Vi ser flera konkreta vinster med att använda plattformen för dokumenthantering::

• Alltid den senaste versionen av dokument
  Eftersom ett bra dokumenthanteringssystem automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik hittar användarna alltid senaste versionen på ett enkelt sätt. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.
  

• Enkelt att hitta dokument och information
  Via funktioner som fritextsök, valbara vyer och filtreringar med hjälp av metadata, hjälper man användare att enkelt hitta rätt dokument och information. Tänk till exempel på hur enkelt du hittar en produkt i webbutik.
  

• Möjligt att samarbeta i realtid
  Användare, både inom och utanför organisationen, kan samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument, samtidigt. Användarna kan dessutom ha en dialog och enkelt kommentera ett dokument online. Slipp mejla dokumentet fram och tillbaka i nya versioner.
  

• Möjlighet att skicka länk till ett dokument
  Användare kan dela en länk till originalet istället för att skicka en kopia av dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. Då finns det inte längre något behov av att skapa dokument med krångliga unika namn.
  
  
• Automatiska flöden
  När man använder exempelvis godkännandeflöden, påminnelser för att revidera dokument, arkiveringsregler och så vidare, minskar pressen på medarbetarna att de ska göra rätt. Istället håller systemet reda på att det blir rätt och medarbetarna kan fokusera på innehållet istället.
  

• Tydlig spårbarhet
  Med ett digitalt verktyg för dokumenthantering finns en klar spårbarhet, vilket gör det enkelt att se vem som skapat och ändrat dokument. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som en viss person har skapat, vilket är värdefullt ur ett GDPR-perspektiv.
  
• Möt säkerhetsföreskrifter
  Kontrollera att behörigheter efterlevs. Med dokumenthantering i SharePoint är det enkelt att återskapa dokument till en tidigare version, och enkelt att få tillbaka ett dokument som raderats av misstag.
  

• Sätt olika status på ett dokument
  Med rätt verktyg för dokumenthantering kan ett dokument sättas i utkast-läge medan olika skribenter arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det är klart och har publicerats.
  

• Minskad digital stress
  Flera av dessa argument gör att även medarbetarna slipper en del av den digitala stressfaktorn. Det är lättare att hålla ordning på saker, och svårare att göra fel. Automatiska processer i ett välutformat dokumenthanteringssystem gör att användare kan fokusera på rätt saker.
  

Utnyttja ert dokumenthanteringssystem – välj Soleil som partner

Vi är stolta över vår breda kompetens inom Microsoft 365 och SharePoint, och våra experter kan hjälpa dig med effektiv dokumenthantering på flera sätt.

• Dokumenthanteringsspecialister som med beprövade metoder förbättrar dokumenthanteringen.
• Innehållsspecialister som planerar, producerar och strukturerar innehåll med användaren i fokus.
• Utbildare som utbildar och inspirerar dina medarbetare att arbeta på enklast möjliga och effektivaste sättet i SharePoint.
• Strateger & rådgivare som stöttar i er verksamhetsutveckling med exempelvis kanalstrategi och riktlinjer i samband med nya arbetssätt.
  

Vanliga frågor

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering handlar om hela livscykeln för informationen i er verksamhet. Det sträcker sig från ögonblicket ett dokument skapas, hur det granskas, lagras och görs sökbart, till hur det slutligen arkiveras eller raderas. För oss innebär dokumenthantering att skapa en struktur där informationen är tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle, samtidigt som lagar och regler följs.